商务文案写作

前  言

不仅是商务活动，商务写作具有的力量也非常强大。文章中句子的使用方法以及文中流露出的风格，很多情况下也能撼动人心，促使人们付诸行动。有时，很多人会从看了一眼的文章中找到成为人生格言般的只言片语，或是时而会想起的经验。

另外，文章也有恐怖的一面。比如，很多时候，当面聊天时让人感觉非常温柔的人，发送的邮件文章却让人感到是一个说话带刺的人。面谈通过态度和表情等可以进行非语言沟通，并且和具有双向性的广告策划案等不同，只用文章沟通时会有很多限制，所以往往难以书写。

而且，还有一个难点，对话中的语言会消失，但用邮件等记录下来的文章无论何时都可以当证据留下来。

在商务写作中，从开始就必然需要考虑到读者的感情，将有一定说服力的内容总结到简洁易懂的文章中。所以，我们需要具备能推测读者状况的想象力、逻辑性，选择简洁易懂又能打动对方的表述方式。

然而，很少会有商务人士敢断言自己有这种自信吧。

“经常有人说我的文章晦涩难懂。”

“不擅长写文章，尤其不会写长篇大论。”

“虽然也能写，但太耗费时间了。”

对于写作，大部分人都会有这种棘手的感觉。但是，在这个时代，我们无法对写作置之不理。各种媒体层出不穷，而且在追求高效的情况下，我们需要通过文章的力量来吸引他人的关注、打动很多人、让思想化为行动——这也是现代领导者应具备的能力之一。

不过，不擅长写作的人分为几种类型，本书的目的就是从中分辨出以下几种典型，并且提供相应的解决方案。

类型1：首先，原本就不知道要写什么、怎么写。

类型2：虽不会写错要表达的意思，但会写出一些毫不相关的内容，或者写得根本读不出文章的真实内容。

类型3：文章粗糙，可能会被误解，写作者以及其所属团队的智慧和品格可能会受到怀疑。

市面上多是关于类型1的书籍，但没有关于所有类型的书籍，这就是我开始写这本书的动机。

一、与同类书不同，本书的特点

那么，市面上有什么样的书写类书籍呢？我在这里大致分为以下4种。

（一）正面提出有条理的思考

笔者曾主编的《思考的技术，书写的技术》也是这一类型。这些书籍的表现形式暂且不提，内容基本都是立足于有说服力的逻辑结构之上，大多是咨询公司出身的人执笔所著，可以说是聚焦在书写能力、思考能力之上。另外，这类书大多会重视“理”而很少涉及“情”。

（二）“文章学习类书籍”系列

这类书大多是从作家的观点出发，讲述“美好日语文章”，题材基本上是文学类，未必能满足商务人士的需求。但是，多数作品会在修辞等“影响内心的文章表现方式”方面给予启示。

（三）“展示文章写作技巧”系列

这类书聚焦于真实地、正确地向读者传达信息，而非文章的优美。作者是具有各种背景的人，有商务人士、作家、记者、学者等等。

作为经典杰作的《理工科的作文技术》（木下是雄著），不仅理工科的人喜欢读，而且很多人都喜欢读。然而，此书作为优秀的指导书籍，讲述对象是较长的文章（报告等），而并未涉及近来商务人士经常写的邮件等，这也是难点所在。

（四）案例集、模板

例如介绍了婚丧嫁娶祭祀的文书例文，摘要的写作方法的例文等，这类书往往定位为辞典、指导手册。

这样看来，无论哪个领域都会有优秀的指导书籍，但如上所述，所有书都没有涉及“推测读者状况的想象力、逻辑性、选择简洁易懂又能打动对方的语言的能力”，而且，到目前为止，几乎没有让商务人士感受到应该具备“某种程度的智慧和品格”、代表组织接洽各种企业利害关系人的写作指导书。

案例集、模板的范围特殊，但即使排除这一类型，大多数的商务人士就算读过各种领域的书籍，若不加以整合，也写不出好的文章。

鉴于这些问题，本书总结出以上的要点，希望能帮助所有不擅于写作的人。

另外，以近年来商务环境的变化为基础，本书积极采用了邮件和博客等例文。本书采用这些的实用性是必然的，在一次性、结合现代商务环境这些点上也和同类书有差别。

那么，事先声明，本书重视现在商务文章的实践性、适用性，可能会出现不符合传统日语的内容。

二、本书的结构

序章中，首先重新讲述了“商务写作中好文章的条件”，另外强调了写出好文章也会提高思考力和对人的关注等，这也是本书的基本理念，希望大家一定要强烈地意识到这一点。

之后，对于写作，各章一一对应了认为自己不擅长以下方面的读者。

第1章、第2章：不知道怎么写、写什么。

第3章、第4章：阅读顺畅、无法达成目标。

第5章：写不出精练的文章。

第6章：无法高效率地写出长文章。

第7章：无法掌握推敲、改善文章这一过程。

第1章，关于怎么做才会有人读的技巧。即使出乎意料，也容易被遗忘，无论是多好的文章，没人阅读也毫无意义。本章将从读者和写作目的两点展开论述，分析如何让文章有人读。

第2章，从明确主张及其依据展开论述。这一部分将沿袭讲述有条理地思考、有条理地沟通的书籍中经常写到的大部分内容，但因为这是写出具有说服力文章的要点部分，所以本书重新进行论述。

第3章，涉及的主题是使文章中叙述的内容留存在对方的记忆中。有条理的内容并不会轻易留存在对方的记忆中，人类是“健忘的动物”，所以本章将讨论如何在读者头脑中留下强烈印象、怎样留存在记忆中、如何创造连接行动的契机。

第4章，讲解读者头脑中留下印象、促使读者付诸行动的文章结构和风格。

第5章，通俗易懂的文章。以繁忙的商务人士为对象的文章，如果晦涩难懂、容易招致误解是严重失职。但是，现实却是大多数人并不能做到这个“理所当然”，本章将介绍阅读轻松、体面精练的文章的写作技巧。这部分内容在读者众多、正式的商务写作中尤为重要。

第6章，讨论了撰写商务文章时应有的过程，以及在日常生活中需持有的思想准备，特别适合觉得“很难写出文章”的人阅读。

后的第7章是实践篇。如何改善“绞尽脑汁写出来的文章”，或者在拿到一定的主题时写什么样的文章有效，本章将通过实际案例进行讨论。

整体看来，本书绝不是面向专业作家、擅长写作的人、记者等的书籍。我希望读到这本书的人一定是普通的商务人士。商务人士的写作能力提高，不仅具有提高工作效率这一直接的好处，还有以下诸多附加的好处。

.提高推断对方现有状况的能力。

.提高逻辑思考力。

.拥有加深理解“人”的动机。

希望大家能以本书介绍的技巧和心理准备为基础，写出商务中的好文章。

后，我想向在写作本书中给了我大力支持的人表达衷心的感谢。顾彼思出版部门的同事大岛一树，在例文的搜集等工作中给予我很大帮助。另外，本书中使用的例文和提供灵感的文章，有的来自公司外部人士，也有很多来自顾彼思内部。在这里，要感谢所有为我提供题材的人。钻石社编辑部的木山政行副主编、片桐嘉人氏，全程都给予了很多建议，我再次表示真诚的谢意。

有一个人甚至更多的人读到此书，并得到实际的参考，作为作者的我都将无上欣喜。

嵨田毅

在商务活动中，人们需要编辑邮件、发布通知、撰写报告，以此来吸引他人的关注、打动他人、提高工作效率。本书还原具体的商务场景，介绍写作的流程、结构、目的等，通过对实际案例进行的讨论、修改前后的文案对比，直观且快速地教会商务人士如何写文章、增强“文案力”。 本书作为“MBA轻松读”系列之一，意在让初学者轻松起步，让熟练者精准提高。为每一位在职场拼搏的人提供简单易懂、实用性强的知识与技能。

【作者简介】

日本顾彼思商学院（GLOBIS）

顾彼思自1992年成立以来，一直以“构建人力、财力和智力的商务基础设施，支持社会创新和变革”为发展目标，推进各种事业的发展。顾彼思商学院作为日本的一所商学院，提供全英语教学的全日制工商管理硕士课，全英语、日语教学的在职工商管理硕士课，以及企业高层经理培训课程。如今，在日本众多的商学院中，顾彼思以高水准的课程设计、具有丰富商务实践经验的教师团队，以及高质量的服务水平，赢得社会广泛认可。

［日］嶋田毅

顾彼思出版局长兼编辑长，顾彼思经营商学院教授。东京大学研究生毕业后，进入战略系管理顾问企业就职，后来又进入外资系理化学仪器生产商工作，后入职顾彼思，主要负责出版工作，著有《逻辑思维》《管理会计》等。

【译者简介】

代芳芳

毕业于济南大学日语系经济日语专业，长期从事图书翻译工作。曾翻译《雀巢的管理架构》《多湖辉正面管教法》《老板，别把企业做得太大》等图书，受到广大读者的欢迎。

目  录

CONTENTS

前言  |  001

序章  商务写作中好文章的条件  |  001

抓住目的  |  006

理解读者  |  010

有人读  |  011

内容充实  |  013

第1章  书写有人读的文章  |  021

为有人读而悉心钻研  |  025

了解读者  |  038

确认自己想做什么  |  048

第2章  主张要有说服力  |  053

明确终想表达什么  |  058

支持自己主张的逻辑性要清晰  |  060

主张要以现实为基础  |  071

涌现出具体的形象  |  077

第3章  令人印象深刻  |  085

顺应读者的疑问和好奇心  |  089

对读者来说有新奇感  |  092

不要阐述过多，要聚焦重点  |  095

了解修辞法的力量  |  099

传达热切的思想和信念  |  107

表达出书写者的品格  |  114

第4章  符合目的结构、风格  |  127

考虑结构、故事线  |  131

实务的故事线  |  138

个别部分的结构、顺序  |  150

整理易读的外形  |  153

选择符合目的的文章风格  |  162

第5章  写简洁易懂的句子  |  167

写让人感觉不到压力的文章  |  173

再一次悉心钻研  |  203

第6章  写作的流程和心理准备  |  209

写作的流程  |  213

步骤一：写作之前做好准备  |  215

步骤二：从能写的地方开始写  |  220

步骤三：保持书写热情  |  224

步骤四：推敲、修改  |  227

时间管理  |  230

提高能力的心理准备  |  231

第7章  实践  |  235

以增减来修改文章  |  236

写在某些场合有效的文章  |  260

后记  |  272

附录：商务常用缩略词表  |  276

在商务活动中，人们需要编辑邮件、发布通知、撰写报告，以此来吸引他人的关注、打动他人、提高工作效率。本书还原具体的商务场景，介绍写作的流程、结构、目的等，通过对实际案例进行的讨论、修改前后的文案对比，直观且快速地教会商务人士如何写文章、增强“文案力”。 本书作为“MBA轻松读”系列之一，意在让初学者轻松起步，让熟练者精准提高。为每一位在职场拼搏的人提供简单易懂、实用性强的知识与技能。

【作者简介】

日本顾彼思商学院（GLOBIS）

顾彼思自1992年成立以来，一直以“构建人力、财力和智力的商务基础设施，支持社会创新和变革”为发展目标，推进各种事业的发展。顾彼思商学院作为日本的一所商学院，提供全英语教学的全日制工商管理硕士课，全英语、日语教学的在职工商管理硕士课，以及企业高层经理培训课程。如今，在日本众多的商学院中，顾彼思以高水准的课程设计、具有丰富商务实践经验的教师团队，以及高质量的服务水平，赢得社会广泛认可。

［日］嶋田毅

顾彼思出版局长兼编辑长，顾彼思经营商学院教授。东京大学研究生毕业后，进入战略系管理顾问企业就职，后来又进入外资系理化学仪器生产商工作，后入职顾彼思，主要负责出版工作，著有《逻辑思维》《管理会计》等。

【译者简介】

代芳芳

毕业于济南大学日语系经济日语专业，长期从事图书翻译工作。曾翻译《雀巢的管理架构》《多湖辉正面管教法》《老板，别把企业做得太大》等图书，受到广大读者的欢迎。

要 点

商务写作中的好文章应具备以下4点 ：抓住目的、理解读者、有人

读、内容明确。

案 例

大野健三是中坚广告代理商 Ultimate 公司创意部的部长。近，公

司正在讨论一项新的尝试，即由公司承担包括手机使用费在内的全部费

用并把手机借给员工，突然在全公司展开还需慎重，所以先在创意部进

行实验，开始出借手机。

员工们非常高兴，但大野担心会发生令人担忧的情况。虽然只是有

限的预测，但可以预见手机私用的比例会很高。另外，据说有的员工会

在上班期间用手机玩游戏等等。

在 Ultimate 公司，原本是一人分发一台电脑，但电脑屏幕大，如果

做私事的话会非常醒目。而且，网络管理部门一旦有所察觉也容易调查，

所以对于私用大多数人都能做到自律。另外，手机携带方便，要查明用

002来做什么也耗费时间，所以自律的作用也不明显。

在这种情况下，大野想发邮件警告员工，于是先写下了下面这篇草稿。

邮件例文一

件名 ：关于智能手机

各位 ：

前辈，公司决定承担智能手机的费用并把手机借给员工使用。这是为了在新的信

息化时代中摸索新的工作方法，这一点不必多加说明。之所以要先在创意部试运

行，是因为创意部合适。但现实中，好像有很多人使用得非常多，而且听说有

很多人在工作时间不恰当地用于工作之外的事情。我本人感到非常失望，遗憾至极。

如果发现有人不恰当地使用智能手机，能否联系我？根据情况，我将采取一定的

措施。

夜深了，大野决定第二天再把邮件发出去，当天就这样离开了办公

室。第二天早上，他重新阅读并再次构思了这封邮件的草稿，“就这样

发出去这封鼓励告密的邮件，可能会招致别人的反感，自己的人格也会

受到怀疑。‘采取一定的措施’，这样的话也有威胁的感觉。开头原本想

写‘前些天’，却错写成了‘前辈 (１)’，真是不像话，‘使用’原本要写‘私

用’……昨天没把邮件发出去，真是太好了，还得好好地改一改。是

因为情绪太激动了吗？文章还有其他晦涩难懂的地方啊。

邮件例文二

件名 ：关于智能手机

各位 ：

前几天，公司决定承担智能手机费用并将手机借给员工使用。这是为了在新的信

息化时代中摸索新的工作方法，这一点不必多加说明。之所以要先在创意部试运行，

是因为考虑到只有创意部需要新的工作方法。

但现实中，好像有很多人会将手机用于私事，而且听说有很多人在工作时间不恰

当地将手机用于工作之外的事情。这样下去，将无法向其他部门展示成果，这个

尝试也将被终止。

所以，我想和大家讨论的是如果手机要用于私事，希望能由个人承担费用。

大野想把邮件发出去的时候，还是觉得有不妥当的地方。想传达的

信息和之前的邮件相比，这封邮件表达得更清晰。但是，现实中怎么才

能区分出来私用和工作用呢？从创意部的工作性质来看，看上去像是在

玩的事情，很多也和工作密不可分，如果逐一加以判断，明显会无端地

增加管理成本。以此推断，员工可能会想“怎么也不能做这样的事吧”。

大野又一次拧紧了眉头。

“自己到底要怎么写才好呢？”

解 说

商务中，好文章的条件是什么？当然，虽然概括来说是“商务文

章”，但还有小说结构的读物、书籍、报告、商务邮件、专栏、博客、

社交媒体上的文章等等各种形式，在这里不再做特别解释。本章将在考

004005

虑到商务文书中占据重要地位的电子邮件、主页、博客文章、追求文章

篇幅的商务报告（比如调查报告和提案文书）等的前提下展开讨论。

另外，想着没什么人会用笔在稿纸上竖着书写文字，基本上都是

用文档和邮箱，或者以此为基础用软件制成电子文书。所以，本书中

基本上都是以横着写的文章为前提条件。

而且，本书中有些地方会用“文章”这一表达方式，以及“文书”

或者“句子”这类词汇。多数情况下，“文章”表示的是写下的内容和

整个事件，“文书”表示的是书籍和邮件等作为“形”的完成，“句子”

表示的是一个一个的句子（句号到句号之间），但并非100% 机械地分开

使用。我会根据行文脉络，使用更自然恰当的表达，敬请谅解。