秘书实务

第一章秘书实务概述/1

学习目标/1

引入案例/1

第一节什么是秘书实务/2

第二节

秘书实务工作的性质与特点/5

第三节 学习秘书实务的基本方法和意义/7

小结/9

应用/10

第二章办公室日常事务管理/14

学习目标/14

引入案例/14

第一节办公室环境管理/15

第二节办公用品管理/21

第三节 日常通信处理/25

第四节印信及名片管理/37

第五节领导的时间管理/46

第六节

值班工作/51

第七节保密工作/55

小结/59

应用/62

第三章公务差旅与接待/69

学习目标/69

引入案例/69

第一节国内公务差旅/70

第二节出国公务差旅/76

第三节接待工作的原则/80

第四节接待的准备工作/83

第五节接待工作的基本程序/86

第六节 接待规格与接待计划/90

第七节重要团体与外事工作的接待/94

小结/98

应用/100

第四章有效沟通与协调/104

学习目标/104

引入案例/104

第一节沟通概述/105

第二节有效沟通和沟通技巧/108

第三节协调工作概述/115

第四节协调的基本步骤和技巧/119

小结/122

应用/123

第五章会议的组织与服务/127

学习目标/127

引入案例/127

第一节会议工作概述/127

第二节会前的筹备与服务/130

第三节会中的管理与服务/142

第四节会后的处理与服务/148

小结/152

应用/154

第六章组织商务活动/158

学习目标/158

引入案例/158

第一节商务会见与会谈/159

第二节参观与展览活动/163

第三节签字仪式/169

第四节剪彩仪式/172

第五节庆典活动/175

第六节 宴请活动/179

第七节新闻发布会/187

小结/191

应用/194

第七章文书处理与档案管理/199

学习目标/199

引入案例/199

第一节文书处理/201

第二节文书整理归档/210

第三节档案管理/224

小结/232

应用/233

第八章调查研究与信息管理/239

学习目标/239

引入案例/239

第一节调研工作/240

第二节信息工作/243

第三节网站信息管理/248

小结/251

应用/253

第九章秘书参谋与督查/256

学习目标/256

引入案例/256

第一节秘书参谋工作的内容与范畴/257

第二节秘书参谋工作的规律/262

第三节秘书参谋工作的方法/265

第四节督查工作/270

小结/275

应用/276

参考书目/280

第一章秘书实务概述学习目标知识目标：了解秘书和秘书实务的基本概念；了解秘书实务的性质和特点；了解秘书实务的学习内容：了解秘书实务的学习意义。技能目标：掌握学习秘书实务的基本方法。[引入案例】某企业总经理秘书岗位工作职责1.督促和检查各部门对于上级的指示、总经理办公室的决议及总经理决定的执行情况。2.定期组织收集和分析综合公司有关生产、行效等方面的情况，主动做好典型事件的调查总结，及时向总经理汇报，并定期向上级书面汇报。3.负青组织总经理主持的工作会议安排并做好会务工作，负责起草总经理的综合性工作计划、总结和工作报告。4.组织起草总经理办公宣文件，微好公司文件编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档保管工作，5.组织做好总经理办公室介绍信的使用及保管，函电收发和报刊征订。分发工作，并及时编写公司大事记。6.协调安排各都门主营们的各项会议，做好来客接待工作和话务工作。7.按照总经理的要求，及时编制办公室的工作目标，并组织工作检查和任务落实，负责完成总经理临时交办的各项事务。8.负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具的采购标准的制定，并对办公用品、用具的使用以及对各部门文明办公行为进行检查督促。资料来源：葛红岩：《新编秘书实务》，离等教育出服社2019年版，第6页，略有改动。问题：结合秘书岗位的工作职责，说说你对秘书工作的印象。

第一节什么是秘书实务项目导人突牛酥一、案例描述秘书的八项“独门功夫”秘书工作是项技术活、细活，面对各种各样的工作要求，没有货真价实的硬功夫，很难做得了“瓷器活”。秘书工作可不是写写画画那么简羊，而是专业性、综合性都很强的“最强大脑”。这就要求秘书必须拥有常人所不具备的请多功夫，择其要者而言之，需要拥有以下八项“独门功夫”：一是拿起笔来能写材料。即要拥有规范扎实的语法功底，清渐烟致的工作思路，简洁流畅的文字表达能力，一点即造、不点电能主动思考球磨的情性；既要熟悉史件起草要求，又要熟悉单位的重点工作及关键环节。二是抬脚出去办成事情，即要国满完成领导交办的各项事务，做到能办事、会办事、办成事、不出事。三是关起门来能做领导。即“身为士卒，心为将课”，只有学会从领导角度思考问题、研究工作，安排事务，才能准确理解倾导的意困，才能更好地为领导服务。四是迅速厘清工作思路。即接受任务后要根据要求准确理解内容，迅速理出头绪，知道做什么、怎么做、做到什么程度、达到什么目的，需要哪些部门配合等。五是安排工作有条不素，即科学合理、妥善周密地安排好领导的工作事务。六是遇到急事沉稳冷静。即有沉稳可控的心理素质，遇事冷静、处变不惊。七是手里有(驾）照能开车。即适应新形势下的新要求，能为领导提供更多的保障服务。八是拥有说走就走的本领。即秘书工作要做好，业务本领也别落下。资料来源：胡利民、崔美荣：《秘书的秘书》，中国言实出版社，2018年版，第7-10页。二、任务分析秘书实务，是了解秘书日常工作内容和要求的一门基础课程。对于每一个准备进入秘书行业的人而言，正确地认识秘书实务，可以更全面地了解秘书与秘书工作，是走向这一行业所要迈出的第一步。认识秘书实务，应做到：1.了解秘书实务的含义。2.了解秘书实务的内容。3.了解秘书实务的课程地位。一、秘书实务的含义（一)秘书实务所谓实务，从字面上看，可以简单地理解为：实际十事务，即实际从事或开展的工作、事务。所以，秘书实务就是秘书人员在日常工作中所从事的各项业务工作的总和。这其中既包括了秘书工作的具体内容，也包括了秘书工作的操作方法。

本书是一本注重创新、强调实用、独具特色、紧扣时代脉搏的秘书教材。教材的每章通过归纳各章教学重点、基本知识点和知识脉络图，让学生能够在最短的时间内了解自己所涉及的知识范畴；通过案例导入、项目导入、实验实训、复习思考题的强化，及时检验对相关内容掌握的程度，提高学生的职业技能。本书结合实践教学的需要，编者共安排了九章的相关内容，其内容涵盖了秘书实务概述、办公室日常事务管理、公务差旅与接待工作、沟通与协调工作、会议的组织与服务工作、组织商务活动、调查研究与信息工作、秘书参谋与督查工作等诸多方面。