行政部规范化管理工具箱

目录

第1章 行政部人员配置及岗位职责

1.1行政总监 \ 002

1.2行政经理 \ 002

1.3行政助理 \ 003

1.4前台接待主管 \ 004

1.5前台接待专员 \ 005

1.6办公事务主管 \ 006

1.7办公事务专员 \ 007

1.8行政办公秘书 \ 008

1.9行政主管 \ 009

1.10行政管理专员 \ 010

1.11安全主管 \ 011

1.12安全专员 \ 012

1.13车辆主管 \ 012

1.14司机 \ 013

1.15总务后勤主管 \ 014

1.16总务后勤专员 \ 015

1.17宿舍管理专员 \ 016

1.18食堂管理专员 \ 016

1.19保洁人员 \ 017

1.20绿化人员 \ 018

1.21公关事务主管 \ 019

1.22公关事务专员 \ 019

第2章 行政部日常业务工作规范

2.1总台值班管理规范 \ 021

2.2员工着装管理规范 \ 022

2.3员工打卡管理规范 \ 023

2.4企业总机管理规范 \ 023

2.5办公行为规范 \ 024

2.6名片管理规范 \ 025

2.7电子屏使用规范 \ 026

2.8办公室物资管理规范 \ 027

2.9公司文书收发作业规范 \ 028

2.10文印室管理规范 \ 030

2.11公司来宾参观接待规范 \ 030

2.12报刊邮发管理规范 \ 031

2.13公司会议程序与规范 \ 032

2.14公物使用管理规范 \ 036

2.15公司印章管理规范 \ 037

2.16职工宿舍文明守则 \ 038

2.17员工食堂管理规范 \ 039

2.18环境卫生管理规范 \ 040

2.19员工姓名牌管理规范 \ 041

2.20计算机安全管理规范 \ 042

2.21员工上下班管理细则 \ 044

2.22员工识别证使用准则 \ 045

2.23员工工作服装管理规范 \ 046

2.24公司制服、工作服和其他劳保用品管理规范 \ 047

第3章 行政部重要工作操作规范

3.1会议类型划分规范 \ 049

3.2会前准备工作细节规范 \ 050

3.3会前检查细节规范 \ 052

3.4会中事务处理细节规范 \ 054

3.5会议控制细节工作规范 \ 056

3.6会后工作处理规范 \ 058

3.7会议管控细节规范 \ 060

3.8文书管理细节规范 \ 062

3.9文书管理部门设置细节规范 \ 063

3.10文书行文细节规范 \ 064

3.11文书收发细节规范 \ 065

3.12文书寄发细节规范 \ 066

3.13文书处理细节规范 \ 067

3.14请示审批细节规范 \ 068

3.15文书制作细节规范 \ 069

3.16文书整理细节规范 \ 070

3.17归档处理细节规范 \ 072

3.18档案整理细节规范 \ 073

3.19档案保管细节规范 \ 074

3.20公司档案借阅管理细节规范 \ 077

3.21档案清理细节规范 \ 078

3.22声像档案管理细节规范 \ 079

3.23科技档案管理细节规范 \ 080

3.24合同内容制定细节规范 \ 080

3.25合同订立细节规范 \ 082

3.26合同履行细节规范 \ 083

3.27合同担保细节规范 \ 087

3.28合同变更细节规范 \ 088

3.29合同转让细节规范 \ 089

3.30合同解除细节规范 \ 090

第4章 行政部工作制度制定模板

4.1前台接待礼仪制度 \ 093

4.2前台接待管理制度 \ 099

4.3办公用品管理制度 \ 101

4.4办公设备管理制度 \ 103

4.5文书管理制度 \ 105

4.6档案管理制度 \ 108

4.7文书档案立卷归档制度 \ 112

4.8声像档案管理制度 \ 114

4.9往来信件管理制度 \ 116

4.10公司印章管理制度 \ 118

4.11图书资料管理制度 \ 120

4.12电子资料管理制度 \ 121

4.13员工考勤管理制度 \ 123

4.14员工出差管理制度 \ 126

4.15公司会议管理制度 \ 128

4.16公司提案管理制度 \ 130

4.17日常纪律管理制度 \ 132

4.18会议室管理制度 \ 135

4.19公司值班管理制度 \ 136

4.20公司出入管理制度 \ 137

4.21安全保卫管理制度 \ 144

4.22公司电梯管理制度 \ 148

4.23消防安全管理制度 \ 150

4.24公司保密管理制度 \ 153

4.25公司车辆管理制度 \ 159

4.26车辆安全管理制度 \ 162

4.27公司司机管理制度 \ 164

4.28员工食堂管理制度 \ 167

4.29员工宿舍管理制度 \ 171

4.30清洁卫生管理制度 \ 174

4.31环境绿化管理制度 \ 176

4.32文化中心管理制度 \ 180

4.33公关管理制度 \ 181

4.34危机管理制度 \ 183

4.35公务接待制度 \ 185

4.36对外宣传制度 \ 187

4.37电脑室管理制度 \ 189

4.38公司网络使用管理制度 \ 190

4.39公司保险库管理制度 \ 191

4.40公司电子邮件使用管理制度 \ 192

4.41企业打字、油印工作制度 \ 193

4.42公司行政事务管理制度 \ 194

4.43员工建议改善制度 \ 197

第5章 行政部工作实用图表举例

5.1公司前台来访客人登记表 \ 199

5.2前台接待来访记录表 \ 199

5.3前台接待日志表 \ 201

5.4信函与快件签收登记表 \ 202

5.5信函与快件寄送登记表 \ 202

5.6办公用品订购审批单 \ 203

5.7办公用品台账 \ 203

5.8报废物品清单 \ 204

5.9办公用品领用表 \ 204

5.10办公设备登记表 \ 205

5.11文件会签单 \ 205

5.12对外行文单 \ 206

5.13发文目录表 \ 207

5.14印章使用审批表 \ 207

5.15印章使用登记表 \ 208

5.16文书档案借阅审批表 \ 208

5.17费用报销标准 \ 209

5.18员工考勤登记表 \ 209

5.19年度考勤汇总表 \ 210

5.20员工请假申请单 \ 210

5.21员工加班申请表 \ 211

5.22员工出差申请表 \ 212

5.23差旅费报销清单 \ 212

5.24公司会议记录表（一） \ 213

5.25公司会议记录表（二） \ 213

5.26提案记录表 \ 214

5.27员工提案评定表 \ 215

5.28员工奖惩记录表 \ 215

5.29员工违纪处理表 \ 216

5.30会议工作评估表 \ 217

5.31电梯设备巡视记录 \ 218

5.32电梯月维修保养记录 \ 219

5.33电梯季维修保养记录 \ 220

5.34电梯年维修保养记录 \ 220

5.35值班登记日志表 \ 222

5.36保安执勤日志表 \ 223

5.37外出员工登记表 \ 224

5.38来宾出入登记表 \ 224

5.39安全状况检查表 \ 225

5.40防火设施检查表 \ 226

5.41安全事故报告书 \ 226

5.42突发事故报告表 \ 227

5.43事故统计汇总 \ 228

5.44车辆登记列表 \ 229

5.45车辆登记卡 \ 229

5.46车辆出入登记表 \ 230

5.47车辆检查日志 \ 230

5.48车辆检点表 \ 231

5.49车辆请修表 \ 232

5.50车辆保养记录表 \ 232

5.51车辆加油申请表 \ 233

5.52车辆加油记录表 \ 234

5.53用车申请表 \ 234

5.54车辆使用申请表 \ 235

5.55派车记录单 \ 236

5.56车辆事故现场记录单 \ 236

5.57车辆事故报告单 \ 237

5.58司机用车记录表 \ 238

5.59车辆使用日志表 \ 239

5.60车辆使用状况月报表 \ 240

5.61车辆费用报销单 \ 241

5.62车辆费用月度统计表 \ 241

5.63食堂卫生检查表 \ 242

5.64住宿申请表 \ 242

5.65住宿人员资料卡 \ 243

5.66宿舍分配申请表 \ 244

5.67住宿登记表 \ 245

5.68宿舍检查登记表 \ 245

5.69宿舍物品借用卡 \ 246

5.70卫生区域划计划表 \ 246

5.71清洁工作安排表 \ 246

5.72卫生状况检查表 \ 247

5.73清洁卫生评分表 \ 248

5.74商务接待安排表 \ 249

5.75公务接待审批表 \ 250

5.76公关活动策划表 \ 251

5.77危机预警处理表 \ 252

5.78危机记录分析表 \ 252

5.79接待规格表 \ 253

5.80年度会议实施计划表 \ 253

5.81餐证领用登记表 \ 254

5.82会议审核表 \ 255

5.83公司文件传递审核表 \ 255

5.84月度劳保用品发放单 \ 256

5.85易耗品申请单 \ 257

5.86办公用品订购审批单 \ 257

5.87订购进度控制卡 \ 258

5.88办公用品分发通知单 \ 259

5.89办公用品台账 \ 259

5.90报废物品清单 \ 259

5.91档案目录卡 \ 260

5.92公司印章使用申请单 \ 260

5.93公司图书管理卡 \ 261

5.94员工出勤管理办法 \ 261

5.95员工请假表 \ 262

5.96员工外出登记表 \ 263

5.97会议日程安排表 \ 264

5.98会议通知单 \ 264

5.99提案建议表 \ 265

5.100会议室使用申请表 \ 265

5.101电梯设备巡视记录表 \ 266

5.102月度用餐统计表 \ 266

5.103招待申请单 \ 267

5.104宿舍申请表 \ 267

5.105供方服务质量检查评价表 \ 268

5.106绿地养护工作记录表 \ 268

5.107绿地养护质量巡查表 \ 270

5.108绿化档案登记表 \ 270

4.35公务接待制度

公务接待制度

第一条　为更好地树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示公司的企业管理风范，有次序、有步骤地做好公务接待工作，使此项工作顺利纳入程序化管理轨道，特制定本制度。

第二条　接待范围

（1）政府部门工作人员前来公司了解情况或检查指导工作。

（2）外部企业或个人前来参观、学习、考察。

（3）办理具体事务。

第三条　本公司接待事务统一由行政部公关事务人员负责，前台接待人员负责协助。

第四条　接待方式

（1）团体接待：凡参观人数能在会客室容纳的，均以茶点招待，否则一律免于接待，至于陪同人员则由行政部协调有关部门决定。

（2）贵宾接待：按公司通知，以咖啡、糕点、冷饮或其他方式接待，并由公司高级人员陪同。

（3）普通接待：以茶点招待，由管理部门或有关部门派人陪同。

（4）临时接待：同普通接待。

第五条　接待审批

（1）贵宾及团体接待：由公司行政总监核准并于参观前3日将接待通知单填送各部门，以凭此办理接待，如事出至急，先以电话通知后补通知单。

（2）普通接待：由各部门经理核准，并于参观前1日将接待通知单填送相关部门，以利于接待，但参观涉及两个部门以上者，应比照“团体接待”办理。

（3）临时接待：由各部门经理核定，并于参观前1小时以电话通知相关部门办理接待，如参观涉及两个部门以上者，应商请行政部协调办理。

第六条　公司对国内外来宾的接待工作除由公司总经理或其他高级管理人员亲自接待以外，其余由行政部公关人员配合有关部门负责安排接待工作。

第七条　外事接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排办理。

第八条　外事接待工作的基本原则：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密。

第九条　外宾来访时，接待人员要准确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵离的时间，提前通知有关单位和人员做好接送准备。

第十条　外宾来访时，接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等选择、安排参观项目，确定活动内容，拟订接待方案，报请主管批准。

第十一条　企业应根据批准的接待方案，认真做好政务接洽和业务洽谈。洽谈时如遇有非权限内的事情，要向主管请示，来不及逐级请示时可直接请示总经理。

第十二条　安排外宾用餐除特殊情况外，原则上陪同人员不超过两名；安排娱乐活动时，陪同人员亦应适当控制，坚决杜绝高消费、大吃大喝的现象发生。

第十三条　在接待来宾工作中，要认真做好安全保卫工作。

第十四条　接待费的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则，能免则免，能省则省。所有员工一律不准使用公款大吃大喝。

第十五条　接待费的使用严禁超支（超出预算总额）。

第十六条　接待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。

第十七条　接待来宾能在公司食堂用餐不许出外就餐。中午一般不得喝白酒。

第十八条　用餐完毕原则上不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费。确需要如此由批准人批准后方可施行。

第十九条　接待人员在招待任务完成之后须及时（24小时之内）凭请款单和接待费用的正式发票（必须由批准人和经手人背签）到财务部办理报销手续。收据和白条一律拒绝报销。

第二十条　接待费审批权限

（1）使用接待费金额500元（含）以下的由行政部经理批准。

（2）500～2000元（含）由行政总监批准。

（3）2000～5000元（含）由总经理批准。

（4）5000元以上由董事会批准。

第二十一条　接待人员原则上应事先填写接待请款单，报批准人批准后方可施行。特殊情况必须向批准人提前口头说明，获准后方可施行，事后必须补办手续，否则财务部予以拒绝报销。

第二十二条　非经批准人特批，接待人员事先一律不得到财务部借支。

第二十三条　财务部经理负责对接待费使用情况的全程监督，如发生严重违反本规定的行为，有权向总经理直接报告。

第二十四条　本制度由行政部与财务部共同制定，经总经理签批后生效。

第二十五条　本制度自××××年××月××日实施。

《行政部规范化管理工具箱》从行政办公人员的实际岗位出发，选取了行政办公人员在日常工作中常见的管理问题，借鉴吸收新的管理理念和方法，以规范化管理为主题，以岗位职责、工作细节规范、实用制度与表格为主要内容，进行了表格化阐述，为每个工作细节给出了可参照的执行建议，为现代企业行政工作的规范化提供了有效的指导范本。本书不仅适合行政办公管理人员使用，也适合企业高层管理人员、人力资源部工作人员、企业培训师及高校相关专业学生教师阅读、使用。