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1.文书

在现代，“文书”有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。如有些单位设有“文书”一职，通常称作“某某文书”，这是由文书的本义衍生而来的。前者是文书的一般含义，社会上通用的概念；后者是特殊的含义，在特定的范畴中使用。本教材取前者之意。文书包括私务文书和公务文书。私务文书指个人或家庭在生活中形成和使用的文书，如稿件、日记、证书等；公务文书简称公文，是指国家机关、企业单位、社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料，是贯彻政策、发布法规、商洽工作、汇报情况、交流经验的重要工具。

“文书”常与“公文”、“文件”交错使用，但实际上这三个词语在使用时是有区别的。文书和文件、公文三者的相同之处：在内容上都反映社会活动，在文字表达上都具有一定的体式。它们的区别主要源于词语的产生历史与约定俗成的使用惯例。它们的不同之处：文书是包括文件、公务文书和私人文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体，而不是指个别的、具体的文字材料。因此，一般称“文书材料”、“文书档案”，而不习惯称“这份文书”。“公文”，即公务文书，是文书中的一大类别，是文书中除私人文书之外的所有文字材料的通称。因此，“公文”的外延比“文书”窄。“文件”从广义上来讲，与公文的外延大体相当，一般是指机关、单位在公务活动中所形成和使用的公文；从狭义上讲，文件是指公务文书中政治性和政策性较强的那一部分，通常指印有文头（也称版头）的那部分公文。因为文头往往套红印刷，故有“红头文件”之称。它比较庄重，有权威性，如中共中央文件、国务院文件。对于那些信函、会议记录等文字材料，一般不称为文件，多称公文或文书。在日常工作中，“文书”一词常与“文件”、“公文”通用。人们习惯把历史上形成的文件称为“文书”，而当代形成的一般称为“文件”，如“电子文件”。近年来，最新理论显示，文件也有广义和狭义之分，广义的文件指组织和个人在社会生活中形成并被使用的各种形式的信息记录；狭义的文件含义之一专指公文，另一含义则指现行文件，专指其发挥现行效用的阶段。

2.档案

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》将档案的定义表述为：档案是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。这个定义揭示了档案的四个特点①：

一是档案来源广泛。档案来源于各级各类组织和个人。

二是档案内容具有社会实践性。档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。

三是档案的本质属性是原始记录性。发文的定稿上签发领导的签名、单位的印章，说明它是原始文件，还有的表现为事件发生当时的照片、录音和录像，表现出高度的原始性。档案必须反映着当时活动的历史面貌。原始记录性从根本上决定着档案的管理方法，任何档案管理方法都必须只能以充分实现其对以往历史事实的原始记录的价值为中心。

四是档案必须是有价值的。档案的价值是促使人们保存它的重要原因，也是档案生命力之源。档案的价值具有相对性、多元性和隐含性。不同档案所具有的价值是不同的；同一档案在不同的时间，在不同的社会实践活动中，对不同的主体所具有或实现的价值也是不同的；同一档案可以满足人们多方面的需要，以在社会活动的诸多领域和方面实现其价值，来发挥作用。人们首先要认识到档案的价值，产生利用需要，然后通过各种……