如何做秘书工作

图书标准信息

• 作者 潘月杰、刘琪 著
• 出版社 首都经济贸易大学出版社
• 出版时间 2006-06
• 版次 1
• ISBN 9787563813438
• 定价 22.00元
• 装帧 平装
• 开本 32开
• 纸张 胶版纸
• 页数 431页
• 字数 364千字
• 正文语种 简体中文

【内容简介】

　　本书以问答的形式，介绍了秘书工作的主要内容以及工作的方法与技巧。全书共分为12篇，即素质篇、文档处理篇、文书写作篇、电话处理篇、会议篇、信息处理篇、接待篇、时间管理篇、值班篇、印信篇、保密篇和礼仪篇。我们希望同时也相信，不论是想从事秘书工作的人，还是刚踏人秘书行业的人，或是辛勤工作数年的秘书工作者，都能从本书中进一步了解秘书工作的内在规律和要求，体味秘书工作的本质和真谛。
　　本书通俗易懂，体裁新颖，兼具理论性和实用性，特别注重操作性。没有受过过秘书专业训练的自学者可以把此书作为入门教材，广大在职文秘人员可以把它作为工作的参考。

【目录】

一、素质篇
案例导入
1.什么是秘书?
2.什么是公务秘书?
3.什么是私人秘书?
4.什么是通用秘书?
5.什么是专门秘书?
6.什么是行业秘书?有哪些常见的行业秘书?
7.什么是涉外秘书?
8.什么是初级秘书?
9.中级秘书有哪些职责?
10.高级秘书的职责是什久?
11.什么是秘书工作?
12.秘书长、办公厅(室)主任的工作任务有哪些?
13.一般秘书人员的工作内容有哪些?
14.秘书工作要实现哪“四个转变”?
15.什么是秘书工作的从属性?
16.什么是秘书工作的服务性与综合性?
17.什么是秘书工作的政治性与机要性?
18.什么是秘书工作的助手作用?
19.什么是秘书工作的参谋作用?
20.什么是秘书工作的信息作用?
21.什么是秘书工作的协调作用?
22.什么是秘书工作的公关作用?
23.什么是秘书机构?
24.我国党政秘书工作机构是如何设置的?
25.何为秘书的职业道德?
26.何为秘书的政治思想修养?
27.何为秘书的工作作风?
28.何为秘书的知识结构?
29.秘书应掌握的基础知识包括哪些?
30.秘书应掌握的专业知识包括哪些?
31.秘书应掌握的相关知识包括哪些?
32.个人兴趣对秘书工作有何意义?
33.对秘书的智力要求有哪些?
34.秘书的听知能力体现在哪些方面?
35.秘书的写作能力体现在哪些方面?
36.秘书的口语表达能力体现在哪些方面?
37.什么是秘书的非语言表达能力?
38.什么是秘书的社交能力?
39.什么是秘书的应变能力?
40.什么是秘书的办事能力?
41.秘书需要掌握哪些方面的技能?
42.何为秘书的心理素质?
43.秘书怎样进行心理调整?
44.秘书需要有什么样的性格品质?
45.秘书应具有什么样的气质?
46.什么是秘书资格鉴定?
47.什么是办公管理国际证书考试?
48.什么是LCCIEB秘书证书考试?
49.什么是特许职业秘书资格考试?
50.你知道秘书节吗?
二、文格处理篇
案例导入
1.什么是文书?
2.什么是公务文书?
3.“文书”和“文件”有什么区别?
4.文件的四个基本要素是什么?
5.什么是文件格式?
6.什么是公文的外在格式?
7.公文格式由哪三部.分组成?
8.什么是公文份数序号?
9.什么是密级标识?
10.什么是紧急程度标识?
11.什么是发文机关标识?
12.什么是发文字号?它的标识规则有哪些?
13.什么是签发人?
14.公文标题及其标识规范有哪些?
15.什么是题注?
16.什么是主送机关?主送机关的标识规范是什么?
17.正文在文件中有什么标识要求?
18.文件正文内容的逻辑顺序是如何体现出来的?
19.什么是附件?什么是附件说明?
20.什么是成文日期?
21.什么是公文的生效标识?它的标识规范是什么?
22.什么是附注?
23.什么是主题词?
24.什么是文件的抄送机关?抄送机关如何标识?
25.印发机关和印发时同的标识规范是什么?
26.版记部分在文件中的准确位置是怎么规定的7有什么特殊标识要求?
27.什么是“白头文件”?白头文件和一般文件在格式上有什么不同?
28.什么是文件的处理程序?文件的处理程序包括哪些内容?
29.什么是发文处理程序?发文处理程序包括哪些环节?
30.秘书草拟文件的基本步骤有哪些?
31.什久是会商?会商的方式有哪些?
32.什么是核稿?核稿时主要审核哪些内容?
33.什么是签发?签发的意义是什么?
34.签发的类型有几种?
35.签发的规范是什么?
36.什么是注发?注发的内容有哪些?
37.什么是缮印?
38.什么是正本的校对?
39.什么是用印和签署?用印和签署的意义是什久?
40.用印的手续和要求有哪些?
41.什么情况下文件要签署?
42.什么是文件的分装?
43.文件的发出(传递)方式有哪些?
44.什么是文件公布?哪些文件需要公布?
45.什久是收文处理程序?收文处理程序包括哪些环节?
46.什么是收文的签收?签收有哪几种类型?
47.什么是文件的分发?文件分发的类型有哪些?
48.什么是文件传阅?文件传阅有哪些类型?
49.文件传阅有哪些需要注意的问题?
50.什么是文件的拟办?
51.拟办意见的撰写有哪些要求?
52.什么是文件的批办?
53.如何做好文件批办工作?
54.什么是文件承办?
55.文件承办的内容包括哪些方面?
56.什么是文件的催办?文件的催办有哪些方式?
57.什久是文件的注办?文件的注办有哪些情形?
58.注办和注发有什久区别?
59.什么是办毕文件的处置?它包括哪些内容?
60.哪些文件需要清退?
61.哪些文件需要销毁?
62.哪些文件需要暂存?
63.什么是立卷归档工作?
64.如何对文件进{亍分类?
65.秘书人员如何做好日常文件保管工作?
66.文件的归档工作有哪些内容?
67.什么是档案?文件和档案的联系与区别是什么?
68.什么是档案工作?档案工作有哪些内容?
69.什么是档案的收集?做好档案的收集工作应当注意哪些问题?
70.什么是实物档案?常见的实物档案有哪些?
71.什么是档案鉴定?它有哪些具体豹工作环节?
72.什么是档案整理工作?它包括哪些具体的工作环节?
73.什么是档案的保管?它包括哪些内容?
74.什么是档案保管的“八防”?
75.什么是档案提供利用?档案提供利用有哪些形式和途径?
76.什么是照片档案?照片档案由哪些部分构成?
77.怎样有效地保管照片档案?
78.什么是录音录像文件(档案)?保管录音录像文件需注意哪些问题?
79.什么是电子文件?
80.电子文件有哪些类型?
81.电子文件有哪些特点?
82.电子文件给文档工作带来了哪些挑战?
83.哪些技术可以保证电子文件的真实性、原始性?
84.秘书人员在撰写电子文件时，有哪些具体措施可以保证文件的安全和真实?
85.电子文件的归档范围q纸质文件有什么不同?
86.什么叫电子文件的“双套制”归档?
87.电子文件归档的方式有哪些?
88.电子文件在归档时有哪些特殊的规定要求?
89.电子文件在归档时同上是如何规定的?
90.电子文件的鉴定有哪些新的内容?
91.电子文件的保管有哪些新的要求?
92.电子文件的提供利用有哪些特点?
93.什么叫电子文件的异地备份?
94.什么是邮件处理?秘书日常处理的邮件包括哪些内容?
95.邮件寄发程序包括哪些环节?
96.邮件签发有哪些注意事项?
97.信封上需要附带哪些邮件标记?
98.信件折叠时需注意哪些细节?
99.信函邮寄的类型有哪些?
100.什么是邮件接收程序?它包括哪些内容?
101.邮件签收工作包括哪些内容?
102.如何对邮件进{亍分类?
103.拆封信件时应当注意哪些问题?
104.如何区分领导的私人信件?对领导的私人信件如何处理?
105.秘书人员如何对信件进{亍预处理?
106.给领导呈送信件应当注意哪些问题?
107.领导不在时邮件如何处理?
三、文书写作篇
案例导入
1.行政机关常用的正式文件有哪些?
2.什么是命令(令)?哪些机关可以使用命令(令)?
3.命令(令)有几种类型?
4.什久是决定?决定有哪些特点?
5.决定的类型有哪些?
6.命令和决定都有嘉奖的作用，它们的区别在哪里?
7.什么是公告?作为正式公文的公告和作为专用文种的公告有什么区别?
8.什么是通告?通告-5公告有什么区别?
9.什么是通报?通报有什久特点?
10.如何撰写通报?
11.什么是通知?通知有什么特点?
12.通知有哪几种类型?
13.会议通知应包括的基本内容有哪些?
14.命令(令)、决定和通知在人事任免方面的区别有哪些?
15.什么是议案?议案有什久特点?
16.议案有几种类型?
17.什么是意见?意见与决定有什么区别?
18.什么是报告?报告的类型有哪些?
19.什么是请示?请示的类型有哪些?
20.请示的结构是怎样的?
21.请示和报告有什么区别?
22.什么是批复?批复有什么特点?
23.批复的结构包括哪些内容?
24.什么是函?函的种类有哪些?
25.函的结构是怎样的?
26.什么是会议纪要?会议纪要有什么作用?
27.会议纪要由哪几部分构成?
28.会议纪要的写作方法有哪几种?
29.会议记录和会议纪要有什么区别?
30.会议纪要和会议简报的区别是什么?
31.什么是工作计划?工作计划由哪几部分构成?
32.什么是工作总结?工作总结包括哪些内容?
33.什么是述职报告?述职报告由几部分构成?
34.什久是商务往来函电?它有哪些类型?
35.什么是推销产品函?它包括哪些内容?
36.什么是希望建立贸易/业务关系函?它包括哪些内容?
37.什么是答复建立贸易/业务关系函?它包括哪些内容?
38.什久是询价函?它包括哪些内容?
39.什么是报价函?它包括哪些内容?
40.什么是还价函?它包括哪些内容?
41.什么是答复还价函/接受函?它包括哪些内容?
42.什么是交易磋商函?它包括哪些内容?
43.什么是订购函?它包括哪些内容?
44.什么是确认订购函?它包括哪些内容?
45.什么是装运通知函?它包括哪些内容?
46.什么是催款函?它包括哪些内容?
47.什么是索赔函?它包括哪些内容?
48.什么是理赔函?它包括哪些内容?
49.什么是合同?合同有什么特点?
50.合同有哪些组威部分?
51.什么是意向书?
52.什么是谈判备忘录?
53.什么是礼仪致辞?常见的礼仪致辞有哪些?
54.什久是请柬?它通常由哪些内容组成?
55.请柬有哪些类型?
56.什么是邀请函?邀请函通常包括哪些内容?
57.通知、邀请函和请柬在使用上有哪些区别?
58.什久是贺信?贺信通常包括哪些内容?
59.什么是感谢信?感谢信包括哪些内容?
四、电话处理篇
案例导入
1.什么是秘书人员的电话形象?
2.接打电话的一般礼仪要求有哪些?
3.打电话之前要做哪些准备?
4.打电话前在时阆选择上应注意哪些问题?
5.秘书打电话的基本程序是什么?
6.如何替上司拔打电话?
7.如何替上司接听电话?
8.接电话的时机如何选择?
9.电话接通后，如何通报自己?
10.记录电话有什么要求?
11.中断电话时有哪些地方需要注意?
12.秘书人员如何同时接听两个电话?
13.秘书在预接电话时如何问明对方的身份与意图?
14.秘书如何分流上司的电话?
15.上司不在时，秘书应该如何处理打给上司的电话?
16.秘书如何处理打给同事的电话?
17.秘书短暂外出时，如何处理打给自己的公务电话?
18.有哪些电话业务可以帮助秘书人员有效地处理电话?
五、合议篇
案例导入
1.什么是会议?
2.会议的构威要素有哪些?
3.会议的作用有哪些?
4.会议有哪些类型?
5.什么是会务?
6.会务工作的内容有哪些?
7.会务工作的原则有哪些?
8.组织会议应成立哪些组织管理机构?
9.什么是会议的目标?
10.怎样安排会议议题?
11.什么是会议预案?
12.会议经费预算应包括哪些内容?
13.会议经费的来源有哪些?
14.什么是会议的成本意识?
15.什么是会议议程?
16.什么是会议日程?
17.秘书安排会议日程应该注意的事项有哪些?
18.什么是会议程序?
19.怎样确定与会者名单?
20.怎样撰写会议通知?
21.什么是会议证件?会议证件有哪些类型?
22.撰写会议报告的基本要求有哪些?
23.什么是开幕词?撰写开幕词有什么要求?
24.什么是闭幕词?如何撰写闭幕词?
25.如何组织会议发言?
26.什么是会议须知?怎样撰写会议须知?
27.怎样选择会议场所?
28.堋何营造会议气氛?
29.怎样设计会场格局?
30.怎样排列会场座次?
31.会议主席台应如何布置?
32.制作会标有什么要求?
33.秘书如何检验会场的附属性设旋、器材?
34.设置会场音响有什么要求?
35.在进行会场的色彩布置时应注意什么?
36.会场摆放花卉有什么讲究?
37.如何安捧会议就餐?
38.如何做好会议期网的茶水(饮料)供应?
39.如何安排与会人员的住宿?
40.如何做好会议的医疗保健工作?
41.如何做好会议交通工作?
42.怎样做好会议接站工作?
43.怎样做好会议接待工作?
44.什么是会议报到?怎样做好会议报到工作?
45.会前检查有哪些内容?
46.如何做好开会前的签到工作?
47.如何做好会议现场服务?
48.如何分发会议文件?
49.什么是会议记录?会议记录包括哪些内容?
50.会议记录的方式有哪几种?
51.如何做好会议记录工作?
52.如何做好会议简报工作?
53.什么是会议纪要?如何做好会议纪要工作?
54.怎样安排会议分组讨论?
55.怎样安排会议期间的娱乐活动?
56.什久是会议文件的立卷归档工作?
57.怎样做好与会者的返程工作?
58.什么是会议收尾和总结工作?
59.如何做好会议宣传工作?
60.怎样做好会议决定事项的催办工作?
61.怎样做好会议的安全保卫和保密工作?
62.如何端正会风、控制会议数量?
63.参加会议的基本礼仪要求有哪些?
64.怎样主持会议?
65.怎样组织各种庆典活动?
66.怎样组织董事会会议?
67.什么是代表会议?如何组织代表会议?
68.什么是学术会议?如何组织学术会议?
69.什么是座谈会?怎样组织座谈会?
70.什久是报告会?怎样组织报告会?
71.如何组织联席会议?
72.如何组织媒体见面会?
73.如何组织国际会议?
74.什么是电话、电视会议?如何组织电话、电视会议?
75什么是网络会议?组织网络会议有什么要求?
76.会议中常见的电子设备有哪些?
六、信息处理篇
案例导入
1.什么是信息?
2.什么是秘书工作信息?
3.秘书人员如何收集信息?
4.秘书人员利用电话获取信息的技巧有哪些?
5.网络查询的技巧有哪些?
6.什么是调查研究?
7.调查研究的类型有几种?
8.什么是现场观察法?现场观察法有哪些类型?
9.观察法有哪些优缺点?
10.什么是面谈调查法?面谈调查法有哪些优缺点?
11.什久是座谈法?座谈法有哪些优缺点?
12.什么是头脑风暴法?头脑风暴法有哪些优点和局限?
13.秘书人员利用头脑风暴法获取信息时有什么要求?
14.什么是特尔菲法?
15.特尔菲法的调查步骤有哪些?
16.特尔菲法的优缺点有哪些?
17.什么是问卷调研法?
18.调查问卷设计的原则有哪些?
19.调查问卷的提问形式有哪些?
20.调查问卷的格式是怎样的?
21.问卷设计中应注意的问题有哪些?
22.进行调查统计的具体方法有哪些?
23.什么是调研报告?调研报告的内容有哪些?
24.如何鉴别信息?
25.秘书人员如何处理信息?
26.秘书人员如何传递信息?
27.什么是工作简报?
28.工作简报的类型有哪些?
29.工作简报的格式有什么要求?
30.秘书人员如何存储信息?
31.什么是大事记?
32.如何准确地形成大事记?
七、接待篇
案例导入
1.什么是接待工作?
2.接待工作有什么意义?
3.接待有哪些类型?
4.接待工作的基本要素有哪些?
5.接待工作的基本原则有哪些?
6.接待工作的基本程序是什么?
7.什么是接待规格?
8.秘书人员在接待前要了解客人的哪些基本情况?
9.什么是接待方案?接待方案通常应有哪些内容?
10.如何做好接待工作的日程规划?
11.迎接客人需要做哪些准备?
12.日常接待中，秘书应如何接待有约来访的客人?
13.秘书人员在导引客人的时候要注意哪些礼仪规范?
14.秘书人员敬茶(铰科)时需注意哪些细节?
15.客人来访时上司无法接待，秘书人员应如何处理?
16.来访者同上司会谈时，秘书人员应做好哪些工作?
17.秘书人员如何替上司接待来访者?
18.如何接待无约来访者?
19.做好接待工作有哪些技巧?
八、时间管理篇
案例导入
1.什么是时间管理?什么是秘书的时同管理?
2.秘书人员为什么需要进行时同管理?
3.时同管理理论经历了哪些发展阶段?
4.时问管理在秘书工作中有哪些具体体现?
5.秘书人员进行时间管理的简单工具有哪些?
6.什么是ABCD的工作分类法?
7.秘书人员在工作中有哪些浪费时问的情形?秘书人员如何节约时间，提高工作效率?
8.如何提高会议效率?
9.秘书人员如何提高电话的使用效率?
10.秘书人员如何提高电子邮件的处理效率?
11.什么是秘书对领导的时间管理?
12.秘书对领导的时问管理有哪些类型?
13.秘书要管理好领导的时问，应具备哪些方面的能力?
14.什么是领导工作日程表?领导工作日程表有哪些类型?
15.什么是年度计划表?年度计划表的编写内容和要求有哪些?
16.秘书人员怎样安排领导的月份计划表?
17.周日程表的安排有什么要求?
18.日程表(日志)的安撵有什么要求?
19.日程表(日志)的安排应注意哪些问题?
20.日程表(日志)的落实需要秘书人员做哪些工作?
21.什久情况下需要调整日程表?秘书应如何应对?
22.什么是旅程表?旅程表通常包括哪些内容?
23.秘书在制定旅程表时，应注意哪些问题?
九、值班篇
案例导入
1.什么是值班工作?
2.值班工作的组织形式有哪些?
3.值班工作的内容有哪些?
4.值班的基本要求有哪些?
5.什久是值班日志?
6.什久是值班报告?
7.值班期问如何做好咨询、接待工作?
8.值班期同使用电话有什么要求?
9.值班期同如何处理突发事件?
10.值班室在硬件上有什么要求?
十、印信篇
案例导入
1.什么是印信?
2.印章有哪些作用?
3.印章的种类有哪些?
4.对印章的外形有哪些规定?
5.对印章的管理和使用有哪些基本要求?
6.什么是介绍信?介绍信有什么用途?
7.介绍信有哪几种?
8.介绍信的形式有哪些?
9.如何开具和管理介绍信?
十一、保密篇
案例导入
1.什么是秘密?什么是秘书的职业秘密?
2.什么是保密工作?
3.保密工作有什么特点?
4.根据秘密的层次来分，秘密可以分为几类?
5.根据秘密的内容来分，秘密可以分为几类?
6.按照秘密的形态来分，秘密可以分为哪几类?
7.秘密的等级有哪几类?
8.如何对单位的涉密事项进行划分?
9.秘书人员的保密工作有哪些?
10.秘书人员要做好保密工作，应从哪几个方面人手?
11.秘书人员应该遵守的基本保密纪律有哪些?
12.秘书人员如何做好文件保密工作?
13.秘书人员如何做好会议保密工作?
14.电话和手机有哪些安全保密隐患?
15.秘书人员如何做好通信保密工作?
16.计算机泄密有哪些情形?
17.秘书人员如何做好计算机保密工作?
18.领导的哪些隐私需要秘书人员保护?
19.什么是商业机密?商业机密有哪些内容?
20.秘书人员在商业机密保护上有哪些作为
21.什么是保密协议?保密协议有哪些内容?
22.什么是失密?什久是泄密?失密和泄密的主要原因有哪些?
23.失密和泄密应承担什么责任?
十二、礼仪篇.
案例导入
1.什么是礼仪?什么是秘书工作礼仪?
2.礼仪对秘书人员有什么帮助?
3.什么是礼仪的“三A”原则?
4.什么是秘书人员的个人礼仪?
5.什么是秘书人员的仪容礼仪?秘书人炅的仪容礼仪包括哪些规范?
6.秘书人员化妆的基本要求是什么?
7.秘书人员在化妆上有什么禁忌?
8.秘书人员选择发型的原则是什久?
9.秘书人员如何使用目光与对方交流?
10.什么是目光的凝视区域?秘书人员在工作中应注视对方的哪一区域?
11.着装的一般原则是什么?
12.男士在正式场合下穿西装有哪些要求?
13.男士穿西装时有三一定律和三色原则，它们分别有什么含义?
14.穿西装时扣子如何扣?
15.穿西装时对领带有哪些要求?
16.穿西装可不可以不打领带?
17.穿西装时对鞋袜的穿着有什久讲究?
18.女士着装的忌讳有哪些?
19.女士佩戴首饰应注意什么?
20.什么是人际交往的距离?
21.秘书人员寒暄与聊天的常见话题有哪些?
22.在人际交往中，“个人聪私五不问”是指哪五个方丽?
23.秘书人员在工作中常用哪些称呼方式?
24.什么是致意?致意有哪些方式?
25.致意的顺序是怎样的?
26.秘书人员在介绍别人时的先后顺序是怎样的?
27.握手的礼仪有哪些?
28.在使用名片时，有哪些礼仪规范?
29.国外有哪些常见的见面礼仪?
30.小轿车的座次在礼仪上有什么要求?
31.其他车辆的座次礼仪有什么规定?
32.会谈中的座位应如何安排?
33.送客的礼仪有哪些?
34.公务(商务)拜访的礼仪有哪些?
35.手机的使用礼仪有哪些?
36.电子邮件的使用礼仪有哪些?
37.传真的使用礼仪有哪些?
38.商业宴请有哪些形式?
39.在宴请的时问选择上有哪些礼仪规范?
40.对宴请的场所选择有哪些礼仪要求?
41.宴请时订菜谱有哪些礼仪规定?
42.什么是“欧美人六不食”?
43.如何、安排宴请的桌次?
44.如何安排宴请的座次?
45.怎样布置宴请现场?
46.宴请开始前的接待礼仪有哪些?
47.上菜的礼仪有哪些?
48.斟酒和敬酒有哪些礼仪?
49.如何进行西餐的座次安排?
50.西餐入席和就座的礼仪有哪些?
51.吃西餐时怎样使用餐巾?
52.如何识别和正确使用西餐餐具?
53.在西餐中女主人应起哪些作用?
54.西餐的上菜顺序是怎样的?
55.西餐中的酒和酒杯有什么讲究?
56.吃西餐时有什么特殊要求?
57.什么是“洗指碗”?“洗指碗”有什么作用?
58.吃西餐的禁忌有哪些?
59.喝咖啡的礼仪规范和禁忌有哪些?
60.什久是商务谈判?商务谈判应遵循哪些基本原则?
61.谈判准备阶段有哪些礼仪工作?
62.谈判步骤及其相应的礼仪有哪些?
63.什么是签字仪式?
64.准备签字仪式酌待签文本有什么要求?
65.签字仪式有哪些人员参加?他们的身份是什么?
66.签字场所的选择和布置有哪些礼仪规范?
67.签字仪式的程序是怎样的?
68.什么是剪彩仪式?
69.举行剪彩仪式有哪些特殊用具需要准备?
70.如何选择和安排剪彩者?
71.助剪者有几类?对其有什么要求?
72.剪彩仪式有哪几项程序?
73.剪彩进行中有哪些礼仪细节?
74.什久是开业仪式?
75.开业仪式的筹备工作有哪些?
76.开业仪式有哪些具体的类型?每种类型开业仪式的特点和具体程序是怎样的?
77.什久是商务交接仪式?商务交接仪式最主要的活动安排是什久?
78.商务活动中的礼品具有哪些特点?
79.赠送礼品有哪些禁忌?
80.在商务活动中，赠送礼品有聊些礼仪要求?
81.送花有哪些礼仪讲究?
82.给外国人送花有哪些禁忌?
83.外国人有哪些数字方面的禁忌?
84.外国人有哪些颜色禁忌?
参考书目