高效会议管理：如何召开高质量的会议

前言

给你想要的高效会议管理方法

会议是一种群体沟通方式，是指人们聚集在一起，围绕特定的主题进行讨论、交流的活动。对于团队运营来说，会议的意义更加重大。团队领导常常会采用开会的方式来布置、协调和研讨工作，以解决团队内存在的问题，从而提高团队的协作力，促进团队高效地运转。

会议的作用和价值不言而喻，但是有一些会议负责人却常常对开会这件事“进退两难”。他们希望可以通过会议去传递信息、协调工作、解决问题，但同时又害怕开会。他们害怕开会的原因主要有以下几点：

担心员工会产生“开会恐惧症”，一到开会时间就愁眉不展，无心倾听会议内容；

无法对会议议程进行有效控制，导致原本计划1个小时结束的会议开了4个小时；

在会议的讨论环节中，员工总是会因为意见不同而产生争执；

会后员工很难积极主动地落实会议决议；

……

以上这些问题是大多数会议负责人在召开会议时经常遇到的问题，这些问题往往导致会议终沦为无效会议。这样的会议自然就没有组织的必要，但是不能因为存在这些问题就否定会议的价值。会议负责人必须积极面对这些问题，采取有效的策略和技巧去解决这些问题，从而凸显出会议的价值，使得每一场会议都是高质量、有价值的会议。

本书分为9章，运用贴合实际的案例及实操性较高的会议管理策略和技巧，详细、具体、系统地介绍了如何组织一场高效的会议。

第1章，实现高效会议的前提是明确会议中存在的问题，也就是要清楚“为什么你的会议冗长且无效”。本章结合一些贴近实际的案例，详细地阐述了导致会议冗长且无效的问题及相关原因。

第2章，掌握高效会议的特征是实现高效会议管理的关键点。本章从会议的议题和议程切入，具体、全面地阐述了实现高效会议的8个基本动作。

第3章，充足的准备是做好一切事情的前提，会前的充足准备也是召开高效会议的前提。本章从会议的准备工作切入，详细、具体地阐述了会议前的9项准备工作。

第4章，运营是高效会议的核心，只有做好会议运营，会议才能按照既定的流程顺利展开。本章结合实际案例，介绍了会议中的11个运营策略，以提高会议负责人的会议运营能力。

第5章，会议是一群人聚在一起围绕某一个主题展开沟通、交流，所以促进对话是实现高效会议的技能。本章主要介绍了有效且实操性较强的促进讨论的9个对话技巧，掌握这9个对话技巧可以帮助会议负责人营造讨论氛围，促进讨论深入、有序地进行。

第6章，所谓好的决策就是快速的决策，所以会议负责人应当学会掌握自己的决策权限，促进会议的相关决议快速形成。本章具体阐述了快速形成决议的8个决策技巧，旨在帮助会议负责人快速筛选意见，快速形成决议。

第7章，会议决议只有落到实处才能帮助团队解决实际问题，提升团队工作效率，而会议决议能落实的前提是与会人员具有较强的执行力。本章提供了会议后的6个执行策略，旨在提高与会人员的执行力，提升与会人员执行到底的决心，进一步促进会议决议快速有效地落地。

第8章，例会是常见的一种办公会议，可以用来部署、了解、检查、督促工作，是团队重要的管理形式和管理手段。本章系统、具体地介绍了如何召开30分钟的例会，能够让会议负责人有效地避免将30分钟的例会变成无效会议。

第9章，团队的日常工作中难免会遇到一些小问题需要通过会议及时解决，这个时候就需要召开一个15分钟的问题解决会议。本章系统、具体地介绍了如何召开15分钟的问题导向会议，帮助会议负责人快速地解决问题，将15分钟的利用价值化。

本书旨在帮助企业的领导者或一些创业小团队的管理者重新认识会议并掌握召开高效会议的策略和技巧。因此，如果你在召开会议的时候遇到问题不知如何处理，或者召开会议的效果不佳，那么请打开这本书，你一定可以从中找到解决问题的方案，使得你以后召开的每一场会议都是高效会议。

提到开会，很多人会产生“麻烦”“浪费时间”“无聊”“没有意义”的感觉。

你参加会议时，也有这样的感觉吗？

“为什么开会？我不太明白……”

“我实在不擅长在会议上掌控局面……”

“会议总是朝着没有目标的方向乱跑……”

“虽然做出了决断，但感觉没有得到认同。”

“决议阶段总是以单方面的传达方式结束……”

 “会议结束之后，局面并没有什么改变……”

……

针对这些会议管理中的常见问题，本书提供了具体详细的解决方案，旨在帮助企业的领导者或一些创业小团队的管理者重新认识会议并掌握召开高效会议的策略和技巧。因此，如果你在召开会议的时候遇到问题不知如何处理，或者召开会议的效果不佳，那么请打开这本书，你一定可以从中找到解决问题的方案，使得你以后召开的每一场会议都是高效会议。

提到开会，很多人会产生“麻烦”“浪费时间”“无聊”“没有意义”的感觉。

你参加会议时，也有这样的感觉吗？

“为什么开会？我不太明白……”

“我实在不擅长在会议上掌控局面……”

“会议总是朝着没有目标的方向乱跑……”

“虽然做出了决断，但感觉没有得到认同。”

“决议阶段总是以单方面的传达方式结束……”

 “会议结束之后，局面并没有什么改变……”

……

针对这些会议管理中的常见问题，本书提供了具体详细的解决方案，旨在帮助企业的领导者或一些创业小团队的管理者重新认识会议并掌握召开高效会议的策略和技巧。因此，如果你在召开会议的时候遇到问题不知如何处理，或者召开会议的效果不佳，那么请打开这本书，你一定可以从中找到解决问题的方案，使得你以后召开的每一场会议都是高效会议。

梁叶

清华大学厚德教育研究院数字化管理特聘专家，有着20多年人力资源管理及培训实战经验，拥有英国剑桥大学高级人力资源管理资质、人力资源和社会保障部人力资源服务资质，著有《进阶：从HR到BP的修炼之道》。

黄加有

《中国晨报》主任记者，安徽工商职业技术学院客座教授，品牌授课课程有“会议管理精细化操作要领解析”等。

目录

第1章 为什么你的会议冗长且无效 

01你的会议零效果吗  

02导致会议冗长且无效的4个问题  

03这次会议真的需要开吗  

04开会只是进行信息共享吗  

05会议的决策权明确吗  

06一定要达到100%满意才能形成决议吗

07例行会议只是例行公事吗

第2章 高效会议的8个基本动作 

01确定会议议题和议程

02明确会议结束的条件

03做好会议时间的分配

04使讨论的内容可视化

05提出自己的主张

06促进会议中的对话

07回顾会议目标并形成决议

08会议后跟踪决议的执行情况

第3章 会议前的9项准备工作

01检查会议议题是否有内容

02选择必要的与会人员  

03准备会议的相关资料

04确定会议时间

05确定会议场所并提前布置

06设计合理的会议流程

07明确会议注意事项

08至少提前24小时发布会议通知  

09会前5分钟全面检查

第4章 会议中的11个运营策略 

01迟到的人不要等，按时开始  

02开始30秒就设定终点

03分解会议主题，提高决策速度

04按照步骤推进会议进程

05把计时的工作交给专人

06尽量让每位与会人员都发言

07贯彻逻辑性的讨论：“结论 依据”

08区分意见的3个回应策略  

09彻底讨论“不行”的意见  

10尽量排除“复杂的决定”  

11会议中就要做好会议记录

第5章 促进讨论的9个对话技巧  

01讨论开始时如何破冰

02营造愉快的讨论氛围

03打开对话的三大原则  

04调控与会议主题无关的讨论

05让所有人的意见可视化  

06 20多岁的人如何参与讨论

07 30多岁的人如何参与讨论

08 40多岁的人如何参与讨论

09 50多岁的人如何参与讨论

第6章 快速形成决议的8个决策技巧 

01所谓好的决策就是快速的决策  

02掌握自己的决策权  

03对会议中的意见进行“断舍离”

04不受“谁说的”影响

05不要为了抢时间而仓促决策

06提高共鸣和干劲的决策技巧  

07形成会议决议的三大要点  

08决议=结论 下一步行动计划

第7章 会议后的6个执行策略  

01会议记录一定要当天发放  

02提高缺席者执行力的方法  

03提高执行力的“进度管理”方法

04执行中跟踪行动

05定期反馈，及时修正决议执行中的问题

06执行到底的决心

第8章 如何召开30分钟的例会  

01为什么一定要开例会  

02例会原则上应该控制在30分钟以内

03彻底贯彻会前提交议题

04明确此次会议要“决定什么”

05例会的决议一定要包含“下一步”

06“确认进度”的注意事项

第9章 如何召开15分钟的问题解决会  

01为什么要开15分钟的会议

02从针对主题的“提问”或“提案”开始  

03交替进行“提问 回答”  

04在问题解决会上不要“否定”

05会议负责人需要不知道“答案”

06问题解决会后的跟踪很重要

提到开会，很多人会产生“麻烦”“浪费时间”“无聊”“没有意义”的感觉。

你参加会议时，也有这样的感觉吗？

“为什么开会？我不太明白……”

“我实在不擅长在会议上掌控局面……”

“会议总是朝着没有目标的方向乱跑……”

“虽然做出了决断，但感觉没有得到认同。”

“决议阶段总是以单方面的传达方式结束……”

 “会议结束之后，局面并没有什么改变……”

……

针对这些会议管理中的常见问题，本书提供了具体详细的解决方案，旨在帮助企业的领导者或一些创业小团队的管理者重新认识会议并掌握召开高效会议的策略和技巧。因此，如果你在召开会议的时候遇到问题不知如何处理，或者召开会议的效果不佳，那么请打开这本书，你一定可以从中找到解决问题的方案，使得你以后召开的每一场会议都是高效会议。

梁叶

清华大学厚德教育研究院数字化管理特聘专家，有着20多年人力资源管理及培训实战经验，拥有英国剑桥大学高级人力资源管理资质、人力资源和社会保障部人力资源服务资质，著有《进阶：从HR到BP的修炼之道》。

黄加有

《中国晨报》主任记者，安徽工商职业技术学院客座教授，品牌授课课程有“会议管理精细化操作要领解析”等。

会议是我们工作中必不可少的一部分，但是不少会议都让人觉得是在浪费时间。如何召开高效、高价值的会议呢？梁叶老师和黄加有老师在本书中给出了答案。特将本书推荐给想要提高会议效率的管理人员、行政人员等会议组织人员阅读。

——上海时代光华教育发展有限公司培训发展部总经理  李林

本书为会议组织人员如何提高会议的效率、发挥会议的价值等问题提供了切实有效的解决办法，同时针对传统会议中常见的问题提供了解决方案，值得推荐。

——上海启能企业管理咨询有限公司董事长 刘子熙

本书系统地介绍了高效会议管理的准备工作、基本动作以及运营策略，有较强的针对性和可操作性，对企业提高会议效率有很好的借鉴作用。

——中华讲师网董事长 翁建江

本书针对会议中容易陷入无效的讨论这个问题提供了具体的解决方案，可以帮助与会人员、会议负责人在会议中展开有效讨论、快速决策，使会议取得“时”半功倍的效果。

——OKR敏捷绩效管理专家 姚琼

梁叶老师和黄加有老师以自己丰富的企业实践和会议经验，为常陷入低效会议困境的会议组织人员带来了极具实践意义的高效会议管理策略，相信一定会对读者有很大的启发和帮助。

——皖信人力资源服务集团有限公司人力资源总监 季必勇

虽然我们天天开会，可是很多会议拖沓冗长，不仅没有解决问题，还制造了问题。看了梁叶老师和黄加有老师的《高效会议管理》，受益匪浅，两位老师在书中介绍的高效会议管理之道，科学阐述了高效会议的原理，并且给出了召开高效会议的详细、具体、可实操的方法论和工具，能够帮助会议组织人员解决会议中遇到的诸多问题，提升会议管理效率。

——陶冶户外创始人兼CEO、中国户外产业研究院院长 吴大