这就是工科写作

随着工程师在自己的专业领域内更加资深、更加成熟，他们会花费更多的时间坐在电脑前,通过写作将技术信息传达给同事、顾客以及客户。然而，对于很多技术人员来说，撰写邮件、信函、技术注释、检查报告等文章是工作中不可避免的难题。

本书专注于这方面的写作需求，聚焦以下内容：

• 人们熟悉的文件类型，如电子邮件、报告以及技术规范；
• —些基础的写作技巧，如拼写、标点符号和语法方面的内容；
• 什么是得体的写作风格；
• 如何有效呈现书面信息；
• 发表文章与出版书籍的注意事项。

本书提供了众多技术写作实例，可以帮助工程师、管理者、咨询师、本科生、研究生以及在工作中需要帮助和鼓励的人建立信心。读者可以通过本书学习技术写作技巧，写出精确、清晰、有效的文章，从而充分利用熟练写作带来的职业机会。

随着工程师在自己的专业领域内更加资深、更加成熟，他们会花费更多的时间坐在电脑前,通过写作将技术信息传达给同事、顾客以及客户。然而，对于很多技术人员来说，撰写邮件、信函、技术注释、检查报告等文章是工作中不可避免的难题。

本书专注于这方面的写作需求，聚焦以下内容：

本书提供了众多技术写作实例，可以帮助工程师、管理者、咨询师、本科生、研究生以及在工作中需要帮助和鼓励的人建立信心。读者可以通过本书学习技术写作技巧，写出精确、清晰、有效的文章，从而充分利用熟练写作带来的职业机会。

琼·凡·埃姆登（Joan van Emden），英国高等教育学习与教学协会会员，曾任英国雷丁大学的客座讲师，创办了专注于技术写作训练的约夫中心，著有多部与沟通技巧相关的书籍。

露辛达·贝克尔（Lucinda Becker），英国雷丁大学英语文学教授，英国高等教育学习与教学协会会员，在编校技术材料方面有着丰富经验，为多所公司提供沟通课程。

第四版　序言　/ 01

如何使用本书　/ 05

章　　导言

读书、讨论与写作　/ 003

小　结　/ 007

第二章　　技术写作的类型

电子邮件　/ 011

信　函　/ 021

技术注释　/ 030

检查报告　/ 046

技术规范和操作指南　/ 047

论　文　/ 061

小　结　/ 066

第三章　　好的写作风格

好的技术写作风格清单　/ 071

什么是好的写作风格　/ 072

目标读者与写作目的　/ 073

数字材料　/ 085

使用例子　/ 089

参考文献　/ 090

具有可读性的风格　/ 092

具有说服力的风格　/ 101

小　结　/ 103

第四章　　词汇

词汇选择　/ 107

英语是具有国际性的语言　/ 109

美式英语　/ 110

外来词与外来短语　/ 111

英语前缀　/ 112

用词准确　/ 113

音近词辨析　/ 115

同义词的选择　/ 124

近义词辨析　/ 125

新词的拼写　/ 131

常见的拼写问题　/ 133

避免过度简略的语言　/ 137

避免陈词滥调和俚语　/ 139

行　话　/ 140

小　结　/ 144

第五章　　句子、标点符号与段落

句　子　/ 147

冗余的单词和短语　/ 187

需谨慎使用的表达　/ 189

消极的写作 　/ 196

标点符号　/ 200

段　落　/ 228

列　表　/ 232

小　结　/ 237

第六章　　书面信息的形象

书面信息形象良好的重要性　/ 241

事实性内容的检查　/ 242

文本内容的检查　/ 243

前后一致　/ 246

页面布局　/ 249

字体的选择　/ 249

行的长度　/ 250

空格的使用 　/ 250

标题页　/ 251

保持美观　/ 252

小　结　/ 254

第七章　　写作、发表与出版

撰写文章　/ 258

会议论文　/ 266

撰写评论　/ 267

出版筹备　/ 267

避免偏见　/ 271

出版经纪人　/ 272

小　结　/ 274

附录 1　实例演练的解释说明及参考答案　/ 275

附录 2　英语中常见词性的定义　/ 311

随着工程师在自己的专业领域内更加资深、更加成熟，他们会花费更多的时间坐在电脑前,通过写作将技术信息传达给同事、顾客以及客户。然而，对于很多技术人员来说，撰写邮件、信函、技术注释、检查报告等文章是工作中不可避免的难题。

本书专注于这方面的写作需求，聚焦以下内容：

• 人们熟悉的文件类型，如电子邮件、报告以及技术规范；


• —些基础的写作技巧，如拼写、标点符号和语法方面的内容；


• 什么是得体的写作风格；


• 如何有效呈现书面信息；


• 发表文章与出版书籍的注意事项。

本书提供了众多技术写作实例，可以帮助工程师、管理者、咨询师、本科生、研究生以及在工作中需要帮助和鼓励的人建立信心。读者可以通过本书学习技术写作技巧，写出精确、清晰、有效的文章，从而充分利用熟练写作带来的职业机会。

琼·凡·埃姆登（Joan van Emden），英国高等教育学习与教学协会会员，曾任英国雷丁大学的客座讲师，创办了专注于技术写作训练的约夫中心，著有多部与沟通技巧相关的书籍。

露辛达·贝克尔（Lucinda Becker），英国雷丁大学英语文学教授，英国高等教育学习与教学协会会员，在编校技术材料方面有着丰富经验，为多所公司提供沟通课程。

读书、讨论与写作

今天，职业工程师（无论是男性或是女性）之间的交流与弗朗西斯·培根（Francis Bacon）在 16 世纪晚期描述的交流基本上是一致的。读书、讨论与写作是他们工作的大部分内容。通过这些交流活动，一个人的知识面得以拓宽，能力得以提升，反应更加集中；通过这些交流活动，专业工程师的经验以及专业知识得以精准、有效地体现。

本书主要关注的是“读书、讨论与写作”这三部分中的“写作”。不过，其他两部分内容与写作同等重要。工程师们必须清楚所涉领域国内国际的资讯，必须紧跟当前的业内实践，研究公司及客户的确切要求。他们必须阅读相关文件，并且随时准备给予反馈—前提是他们的知识“全面”（“全面”意味着知识储备足以支持他们做出恰当的决定）。

然而，独自做出所有的决定可能是一种勇敢，但一定是冒险。“讨论”是培根提到的第二个技能，它是指工程师与他人会面、与客户交谈、给予指导与演示以及与其他工程师探讨日常工作问题。这些互动交流形成了合作与相互支持。“讨论”还隐含着一种被低估的能力，即仔细倾听。

培根认为，写作使作者“精确”。在把想法转化成文字的时候，工程师必须做出选择。他们需要分析哪些内容是自己要表达的，也需要判断读者情况，还要选择适当的文件格式与写作风格。在为了成为工程师而接受教育和培训的过程中，他们发现在这个领域中要谨慎、精确并有逻辑地思考；在学习成为文件撰写者的过程中，他们必须遵从同样的标准。他们应该精确地交流技术知识，而且在写邮件、做商业案例规划、准备技术规范或报告时，他们也必须做到谨慎、精确、有逻辑。他们一定要时时考虑读者的需求，根据这种需求调整细节的数量，用一种有逻辑的形式呈现技术材料。这样，读者才能很容易地分辨信息，有信心地使用这些材料。

信　心

信心是本书的一个关键词。工程师常常更愿意去身体力行地完成工作，而不是撰写工作内容。面对空白的电脑屏幕，他们必须先做出一些困难的决定：应该采用哪些单词并且以什么样的顺序排列这些单词？需要遵循什么样的惯例？如何才能抓住读者的注意力？文字如何才能有说服力？

本书将在词语的使用、句子结构与篇章组织等方面提供指导，也会关注重要的几种文件类型。这些文件类型包括以技术规范为代表的传统文件格式，也包括广泛应用的电子邮件及其他文件类型。本书还会探讨写作时应该遵循的惯例。重要的是，本书旨在帮助需要撰写文件的工程师们建立信心，让他们相信自己能够准确、清晰地传达信息。这样，他们不但能够完成技术工作，还能专业地撰写相关内容。

不过，单凭“精确”这一点不足以抓住读者的注意力并使他们相信作者的观点。人们一般认为，工程师为了使读者印象深刻会递交篇幅非常长的文字。有一个年轻的专业工程师，他提交的月度报告似乎总是被主管无视，于是就以诗歌的形式写了一篇报告。他的主管感到非常意外，把年轻人叫到自己的办公室，把年轻人这种异常的举动数落了一通。终，当主管停下来问年轻人要不要为自己辩解的时候，年轻人的回答让他更加意外，甚至可以说是让他顿感羞愧—年轻人回答道：“这是你次费心与我讨论我的报告。”

这一招“出奇制胜”似乎奏效了，但是本书并不推荐这样的做法。如果报告的文字简洁、内容容易消化、格式选择得当，报告就会被阅读。可以肯定的是，如果报告的篇幅冗长、结构凌乱，人们就一定会尽可能地长久忽视它们。读者即使终还是阅读了这样的报告，那也是不开心的体验。