计划赋能：面对不确定，我们怎么办？

高效能人士的计划技能

让我们打消关于制订计划的不安情绪，当大家听到“计划”这个词的时候会有怎样的印象呢？

“虽然知道必须有计划，但不擅长，也不知道该怎么制订计划。”

“即使制订计划，也不会百分之百地按照计划进行，哪怕计划本身再好，也没有多大用处。”

“计划在多数项目的流程上通常是必要条件，但遵守与否，其实无所谓。”

“即使制订出计划，但每次都不能按照计划进行，反而陷入了进退两难的境地。”

有这种想法的人不在少数。在某个项目开展后，制订一份周密的计划是必不可少的。如果没有计划，项目和预算有很大概率不会被上面批准，但另一方面，即使制订了计划，能够完全按照计划执行的人还是少之又少。

仔细想一想，这在我们日常的工作中是很常见的，我们被上司或者客户要求针对某个项目写一份详细的计划书，但无论是在学校还是公司，几乎没有人系统地学习过如何制订计划。因此，多数人都是凭感觉去写，凭经验去做，或者是模仿别人来做。大家通常都抱着不安的情绪来写计划书，本书的理念就是消除这样的不安，关注不知不觉就可以掌握的技能。

在我写的这本书中，比较吸引人的是那些在工作上必要却在公司和学校里无法学习到的技能，这种技能有很多。

我在日常写作的时候，经常会被人要求写出更流畅、更通俗易懂的文章，但是所谓的通俗易懂的文章是什么，又要怎么写呢？恐怕很多人都不知道。首先要理清思路，然后将它写成文章，这并不是容易的过程，但在工作中涉及写东西，会被要求写好，并且通俗易懂，却是理所当然的分内事。像这样在公司和学校无法学到却在工作中非常重要的技能，在当今这个时代备受关注。

本书以研讨会为基础文体采用和读者对话的方式，并将笔者自己称为我。同时，本书将再现研讨会中的精华部分。

首先在这里介绍一下自己。我的名字是芝本秀德，曾经是个软件工程师，长期从事汽车导航软件的开发，也就是所谓的嵌入式软件的领域，此后转移到商务系统，在本公司的软件部门担任产品经理。在那之后，按照一贯式管理的模式，从企划、必要条件定义、设计、开发以及营业支援等方面进行全过程的化控制。现在的主要工作是咨询顾问，PMO（Project Management Office，项目管理中心）的构筑支援，进行着企业战略和事业计划的制订，IT系统的引进项目和服务管理，以及不同领域的咨询工作。为什么要进行各种各样的咨询？这是因为我主要的咨询课题是提高人与组织的实际工作能力。

工作的开展无关领域，为了提高执行力，我们可以尝试着去接触很多从未涉足过的业务。我以自己曾经是工程师和项目经理的经验为基础，将自己在工作中得出的方法论体系化，帮助我的客户提高个人以及公司的执行能力。

因为主题是执行，所以并不是大家通常认为的那样，从客户那里知道要求，然后提供多种方案，后将其演示出来的这种风格，而是与作为客户的企业里各级人员进行深入讨论，共同解决公司内部当前的问题，继而共同实施，这才是我的工作风格。

本人致力于价值工程学方面的学习和研究，并将其作为自己的毕生事业。关于价值工程学，想必提过这个名词的人很少，但在工学领域，这是大家已经熟知的概念，也是有说服力、支持创新的领域。日本价值工程协会每年会举行全国大会，美国每年会举办一次世界大会，我曾几次在大会上表达过自己论文中的一些观点。

我在咨询工作中，所使用的方法论大致分为三种。

，工艺设计。

一些公司的名称上甚至提到了工艺设计这个词，所以这个方法论的重要性是不言而喻的。企业和项目都是为了创造出某种新产品或新成果而存在的，将人、物品、金钱、技术、信息、时间这样的经营资源在日常的活动中加上附加价值，终有新产品或是成果，这就是将输入转换成输出。增加附加价值的过程在很大程度上会决定终成果的好坏。要设计好这个过程，创造出更好的输出端，就是工艺设计的中心思想。

第二，联结各方利益。

说起联结各方利益，很多人都会想到会议的进展。但不仅如此。制订战略、改善程序、推进组织改革时，必要的是推心置腹地讨论、建立共识、引导实行的承诺，这是联结各方的一种实事求是的思想。

我们生活的这个时代瞬息万变，虽说每个时代的变化都很激烈，但现在变化的速度却完全不同。对于过去延长线上的现在，曾经的那种对策已经不能适应当今时代的变化，我们要配合市场、顾客的变化和竞争的态度去不断改变自己。但是人类在追求变化的同时，也有厌恶变化的性质，不想改变已经习惯的环境与做法，因此，推进变革总会面对来自各方面的抵抗和压力。即使想阻止或是躲避这种阻力，却怎么也做不到完美，多数人都会一边点头称是，一边有意无意地去做和以前一样的事。

为了打破这种情况，站在各自的立场、有各自利害关系的人们一定要推心置腹地进行深入讨论。变革对大家来说都是必要的，所谓联结各方，是让各方充分表达自己的想法，同时站在第三者的角度来加深讨论的内容。关于联结各方应该持有的视角和提问的方法，本书会有详细的叙述，有兴趣的人请一定阅读。

第三，管理工程。

管理工程在日本被称为经营工学。所谓工学，是从以前到现在为止的经验和分析的体系化表现，也是“如果这样做，就会很顺利地进行”的方法。经营主要的还是实践，在经营现场会发生很多事情，并没有所谓的按照一种固定的方法去经营就一定能获得成功，但是，提高顺利进行的可能性的方法论还是存在的，这也就是所谓的经营工学。本书的主题——以计划的技巧为基础的项目管理，也是经营工学的一类。

我的方法论大多是在软件开发和系统开发的经验中培养出来的，但产生成果的方法论在任何领域都是共通的，当然，形式上会有些不同，不过本质上却基本相同。将这种本质上相同的方法论很好地应用在各个领域，是我的本职工作。在实际的工作中，与我有合作关系的客户也都涉足各种行业，方法论如果不是可以实践的，就没有任何存在的意义。假如在理论上是完美的，但在现实的工作和生活中无法发挥作用，也就证明这种方法论没有任何意义，只能输出无用功。

咨询顾问的工作是把逻辑和方法论作为一种经营的武器，为客户提供价值，但如果只对顾问的提案起到作用，在现实工作中没有再现性，人和组织依旧提高不了执行力。光用嘴说“你学到了好东西啊”或者“原来有那种好东西啊”，这在工作上是起不到任何作用的，它的意义还是零。

当有了“这个方案值得一试”和“那就试试看”这样的想法之后，如果不付诸实践，肯定无法知道效果，一味地空想是没有任何意义的，在这里需要活用关于过程的视点。就像刚才提到的那样，过程是将输入转换成输出，把工作方法设计成程序，可以提高再现性，才可以取得下一次的成功。

写文章的时候也是这样，没有哪个人能够自信满满地对别人说“只要告诉我写文章的技巧，我就可以写出好文章”这样的话。写出好文章并且传达给对方需要一个过程，如果没有过程，再怎么有技术，也没有办法将之转换为有效的能量。不仅是技术，还有运用的过程，所以，过程的设计才是提高输出成果质量的关键。通过了解产生成果的过程，并且把这个过程更加精简提炼，人和企业才能提高执行力。

无论说多少理论，如果这些美好的理想不能实现，那就是画饼充饥的梦话。即使制订各种计划或是制作了漂亮的提案书进行演示，如果不能实现，依然是痴人说梦。梦话是虚无缥缈的，现实的生活不会因为虚无缥缈的东西而改变，行动需要能够实行的过程。

商务活动全部由过程连接。比如分析市场和客户要求的过程以及规范要求的过程，而计划的流程是将多个过程完美衔接在一起的基础。本书将介绍计划在过程中必要的技能与技巧。

确认一下本书的终目的。

，理解计划的目的。

计划究竟是为了什么而制订的，当我们被上司要求好好制订工作计划，或是小学的时候被老师要求有计划地完成作业的人应该不在少数，因此，很多人都认为计划是必须做的事情或者该做的事情。但是，当被问到为什么需要计划以及计划是为了什么时，能回答的人却非常少。如果这样，是无法制订有效计划的。因此，我想首先就计划的目的和大家达成共识。

第二，理解计划过程的整体情况。

计划也有技巧，但那只是一部分，是一盘棋里的一枚棋子而已，如果不知道整体是一个什么样的概况，就不知道那枚棋子的位置和意义。学习事物、把握事物的时候，从整体把握是铁一样的规则。首先要知道整体情况，否则一枚棋子会有什么用呢？虽说一枚棋子是独立存在的，但如果不明白在什么时候用在什么位置，就无法与其他棋子以及整体之间产生任何关联，也就无法发挥其真正作用，从而会因一个棋子的失误导致全盘皆输。

读过很多商业书籍，掌握了很多知识，但还是对很多人的现实工作不起作用。究其根本，是这种人把多数时间都用在了积累知识上，但积累知识和运用知识是完全不同的两回事。就好比手握一枚棋子，在即将出手之前，却还没有掌握整盘棋局的态势，这肯定是会输的。因此，一定要理解整个计划的过程概况。

第三，了解成果的作用和制作时间。

计划是分阶段进行的，每个阶段都有其应该发挥的作用，每个步骤后都有其相应的成果。要想达到自己需要的成果，是非常需要技巧的。要掌握技巧，理解技巧的用处，就像是一篇文章的上下文衔接一样重要。因此，之前所说的理解整个计划的过程是不可或缺的。所谓整个过程，换句话说，就是一个故事，在“这样做就会变成这样”的整体形象中，要理解各自的成果有着怎样的作用。

第四，可以做出成绩。

理解整体，知道用什么技巧之后，就是动手付诸实践，光是看书是无法得出任何结论的，实际动手才是重要的。读了本书，就会明白今后练习和实践的方法。

如果您阅读本书，能够达成以上这四个目标，您就可以得到计划的过程和技巧，以及项目文件的制作方法。

“没有学过计划的技能，我没有自信，所以想重新学习。”

“马上面临晋升，因此想学习怎样制订计划。”

“想教下属，但不知道怎么教才好。”

回答这样的烦恼是本书的基本作用。

这是一本讲述制订计划如何对项目和工作实现赋能的图书。全书共分七章，包括对计划的理解、计划的统筹和全面性、计划过程中的分解、对计划成果的设计和预见、如何降低不确定性在计划进行中带来的风险并发现其中的机遇。从不同侧面阐述了应该如何制订计划并高效地执行，让读者可以更好地面对自己的工作，可以讲求效率、得心应手地面对繁冗的项目和工作，同时可以在做事中减少纠结和拖沓，对提升效率和完成计划都有非常重要的作用。

【日】芝本秀德

Process Design Agent株式会社CEO。活用生产技术的技能，提高人与组织的执行品质的专家。曾参与过大型汽车零部件生产商、大型电子生产商的软件开发项目。以“品质无法超越设计”的理念，领导数百名开发人员，并将提升工作效率及质量的解决方法体系化。目前以“提升人与组织的执行品质”为主要目标，从事经理培训和企业咨询等业务，致力于写作、演讲、培训等活动。

部分  计划的目的

如何避免制订出无效计划

以数据为基准，统揽全局

计划的意义在于凸显成果

第二部分  计划的完整流程

计划的“敌人”—不确定性

掌控不确定性的3 种方法

计划的7 个步骤

第三部分  明确目标，理解步骤的定义

共享目标图像

将抽象化想法变成可执行方案的6R

以6R 和SOW 为基础的项目宪章

本书的基础——研讨会Q&A

第四部分  成果和里程碑的定义

制订计划时的铁则——阶段性详细化

明确项目的终成果

以开发新商品的市场调查为例来写WBS

里程碑——项目的阶段性成果

第五部分  过程设计

过程的定义

以图书出版为例，明晰过程

咖喱饭的类比分析

常被忽视却至关重要的流程图制作

从终成果反推任务的构成

亲和图与任务分解模式

模拟思考的IPO 矩阵

过程的输入和输出

第六部分  过程和步骤的日程表化

使用甘特图制订计划

分割整体流程的方式

从终成果逆向计算日程

作为日程安排工具的甘特图

第七部分  任务化过程与任务分解

便于调整计划的监督工作表

工作时间估算与缓冲管理

根据项目效果灵活调整计划

第八部分  总结

这是一本讲述制订计划如何对项目和工作实现赋能的图书。全书共分七章，包括对计划的理解、计划的统筹和全面性、计划过程中的分解、对计划成果的设计和预见、如何降低不确定性在计划进行中带来的风险并发现其中的机遇。从不同侧面阐述了应该如何制订计划并高效地执行，让读者可以更好地面对自己的工作，可以讲求效率、得心应手地面对繁冗的项目和工作，同时可以在做事中减少纠结和拖沓，对提升效率和完成计划都有非常重要的作用。

【日】芝本秀德

Process Design Agent株式会社CEO。活用生产技术的技能，提高人与组织的执行品质的专家。曾参与过大型汽车零部件生产商、大型电子生产商的软件开发项目。以“品质无法超越设计”的理念，领导数百名开发人员，并将提升工作效率及质量的解决方法体系化。目前以“提升人与组织的执行品质”为主要目标，从事经理培训和企业咨询等业务，致力于写作、演讲、培训等活动。

如何避免制订出无效计划 

请大家考虑一下计划是为了什么而制订的呢？

本书以项目管理为基础，这样写会让很多人说：“我的工作并不是像普通项目那样做的。”但其实不是这样的，项目本来就不是那么简单的，之后会介绍一下和大家工作密切相关的对于项目的定义。

所谓项目，请单纯地视为一份工作。那么，伴随计划而来的问题有什么呢？（图1-1）