【现货速发】用会议激发团队效能：视觉化共识

记录改变了会谈。只是在白板上记录下内容，会议就会发生难以置信的转变。 因此，会议中影响力的人是写板书的图表师。他掌控着如何对发言进行归纳总结，如何整理多种多样的意见，并把握着讨论的结构，终实现高效会议。 本书着眼于绘制可视化图表的过程，分为基础篇、技术篇、实践篇、研究篇、熟练篇等五个章节。结构清晰，层次分明。特别是第二章技术篇，将掌握可视化工作法归纳为六个要点：自如地运用工具；在书写方法上下工夫；掌握归纳能力；描述各个重点之间的关系；灵活运用图解工具；版面设计精益求精。此章是本书的重心所在。书中有大量图表和照片，对可视化的实践具有极高的指导意义。

【日】堀公俊 堀公俊事务所代表、组织顾问。生于1960年，出生地神户县。大阪大学研究生院毕业后从事大型精密仪器厂家的产品开发和经营企划工作。1995年开始从事组织变革、企业合并、教育培训、集团、NPO等多种领域的组织活动。2003年创办了日本组织促进协会，担任任会长。一直致力于通过研讨会和演讲来普及、开发促进组织会议的活动。 【日】加藤彰 （株）日本综合研究所综合研究部门主任研究员、日本组织促进协会副会长。生于1965年，出生地爱知县。毕业于京都大学研究生院工学研究科，后从事半导体研究工作。现担任（株）日本综合研究所经济战略测定、制药企业市场战略测定、培养人才机构的指导等工作。每天通过交流和学习场所，传达促进组织活动的魅力所在。

1  可视化工作法的导入改变了传统的会议模式

◎ 失败会议的特点

不知道大家平时有没有注意到，开会或讨论不能顺利进行的情况一般可总结为下面3种特点。

（1）拿不出意见

会议气氛冷淡，即使有意见也不想说出来。如果说出来，批评和攻击就会随之而来。发言的人总是很固定，有很多人根本不发言。其结果就是开会时一味地洗耳恭听领导的长篇大论，直到会议结束之后才说出真心话。

（2）意见不一致

整个会议没有围绕中心进行讨论，大家想到什么就说什么，离题太远。论点不明确，经常发生意见分歧的现象。而且，由于大家各自做着各自的笔录，不管讨论到什么时候，认识和理解都不一致。

（3）无法得出结论

同一个论点被无休止地重复。意见的不一致演变成了个人攻击，会议中充斥着说服与狡辩，不能创造性地达成共识。后，会议结束时也不能得出明确的结论，谁也不清楚花费了那么长时间，到头来究竟得出了什么结论。

怎么样，能回忆起不少和上述情况类似的场面吧。这样的讨论不能算是讨论，毫无意义。

笔者也曾经被这些状况所困扰。公司的会议也好，地区团体的商谈也罢，情况都差不多。无论走到哪里，以上这些尴尬的情况随处可见。

而且，很多是以年长的人为中心的谈话，后自己只沦落到对会议进行记录的地步。在这样的状况下记录也没有多大意义。即使是想要解决问题，面对的都是自己的领导，根本没有插嘴的勇气，只有看着领导们说个没完。心里却在默默地嘀咕，因为参加会议的人素质都很低，所以会议才无法顺利地进行……

◎ 记录改变了会谈

有一天，我想“在这种情况下没办法对会议进行记录”，就突然说道：“对不起，因为找不到讨论的重点，为了整理一下自己的思路，可以在这里写一下吗？”随着身后一片“喂，喂，打起精神来”的声音，我径直走到白板前，开始整理从开会到现在为止出现过的各种意见。

“山田的意见是这样的，对吧。“田中和桥本的意见这里是相同的，这里是不同的，对吧。对于标题这部分，虽然大家已经提出了意见，但是这里还没有讨论到，对吧。”如此这般地确认每条意见的意义所在以及讨论的经过。

于是，不可思议的是全体人员都指着白板开始热烈地讨论了起来：“不对，我要说的是……”“藤井的意见漏掉了吧？”“山田和我的意见的不同之处在于……”通过记录整理上述的发言内容，大家的意见渐渐统一起来，虽然吃了不少苦头，但成员团结一致、精诚合作，终达成了共识。

◎ 共享过程和平等地参与

那么，通过在白板上记录讨论的内容，到底能改变什么呢？用一句话来概括就是：成员平等地参与了讨论，并且共享了讨论的过程。

在这里请再一次回忆一下会谈的意义。所谓会谈就是将众人的智慧结合在一起，集体创造出超过个人能力水平的想法的行为。而且，通过参与会谈，提高了对结论和所达成的共识的理解度与接受性，使之成为实际行动时的动机与承诺。

因为参与了会谈的成员很多，所以，如果讨论不按照一个大家共有的过程延续下去，就会变成说闲话唠家常。这样一来，体现不出众人一齐进行讨论的优势。不仅这样，也不知道应该针对什么问题来进行讨论，到头来恐怕什么意见都拿不出来。

另外，成员如果没有平等地参与讨论的机会，就不利于将每个人的智慧都集中到一起，成员对终决定的方案也不会产生认同感。不尊重他人的意见，一味地坚持自己的主张也不能被看作是参与了讨论。只有做到共享讨论过程和平等参与，会谈才能顺利地进行。

◎ 变空中战为地面战

“共享过程和平等参与”，口头上说说很容易，实际做起来只付出一般的努力是远远不够的。这是因为人类的记忆力非常有限。

各位，谁说了什么您都能够全部记住吗？会议中只是偶尔才会有很好的发言出现，人们往往连自己刚刚说过些什么都很容易忘记掉。像这样的人们凑在一起进行会谈，要做到共享过程和平等参与是十分困难的。

如果想打破这个记忆力的限度，需要拥有一个全体人员共同的大容量的小组存储器（共同的记忆）。使讨论的可视化（用眼睛能够确定的）变为可能。在能够共享被视觉化的框架机构（思考机构）的同时，推动讨论的进程。

常常观看讨论节目的各位都会明白，只有话语飞来飞去地打空中战是无法将讨论进行终归纳和总结的。把空中战改成地面战，地面战就是把讨论转化成视觉情报，借助已被可视化的共同框架结构展开会谈。由空中战转为地面战，这是使“共享过程和平等参与”两者并存的好方法。

◎ 只是在白板上记录下内容，会议就会发生难以置信的转变

会议中在白板上做记录，对主持人来说具有重要的意义。主持人的作用是为讨论过程掌舵。然而，成员的脑袋和心里所想的是用眼睛窥探不到的。“看不见的东西是无法掌控的”是管理学的原则之一，如果只是用话语打空中战，那么要想为会谈掌舵就困难了。

要想使主持人能够为会谈掌舵，关键在于将空中战转化为地面战。一旦在会谈无法顺利进行时，首先要拿出勇气把讨论内容记录下来。仅这样做，会谈都会有难以置信般的改善。

将讨论内容记录下来，参与者会眼前一亮，主动提出意见。想法也就自然而然地丰富起来，崭新的构思也会应运而生。正因为有了共同的思考框架，小组中产生了向心力，向着达成共识这个目标，引发合作意识。

将论点整理为视觉化的内容，意见按照论点提出，讨论则会一致。与此同时，还能够防止意见遗漏，顺利地引导出合理的结论。即使发生意见对立的情况，也能够冷静下来，终得出富有创造性的解决方法。

将讨论内容记录下来，使充满活力的富有创造性的会谈成了可能。这正是本书的标题——“可视化工作法”的目标所在。

2  可视化工作法的优点

◎ 什么是可视化工作法

在白板或是模造纸上分别使用文字和图形简单地描述出讨论的内容，我们把这种“描述讨论”的方法叫做可视化工作法。在这里使用“描述”这个词是因为记录不只是使用文字，同时也会用到图表和箭头等等，所以采用了“描述”这个动词。

可视化工作法，原本是作为美国居民参加会谈的一种技法被开发的。现在已被广泛利用于NPO、志愿者团体的会议、研讨会等各种场合。即便是在像公司会议等的商业场合中，主持人一边在白板上记录讨论的内容，一边推进会谈的情况也很常见。这同样也属于可视化工作法。

我们将可视化工作法中描述讨论内容的人称作“图表师”，在本书中，除了将两者进行区别加以说明的情况之外，可将主持人或图表师看作是具有两者含义的同一称谓，在接下来的叙述中将统一使用“主持人”这个称呼。

◎ 可视化工作法的优点

可视化工作法可以归纳出两大优点。也就是在前面一节中已经提到过的——促进会谈过程的共享和成员的平等参与。

（1）会谈过程的共享

1）向大家提示讨论的全貌和重点

当大家过于投入到讨论当中时，就会无法掌握谁都提出了哪些意见，讨论是如何进行的。成员们找不到论点所在，围绕着错误的论点进行讨论，并且无法得到统一的结论。

但如果使用可视化工作法，讨论的全貌会一目了然地展现在那里，每个发言适当的位置及它们相互之间的关系也会变得清楚明了。现在讨论进行到了什么地方，针对什么论点需要商议，讨论的流程和重点会清晰可见。而且，由于讨论的要点和关键词就写在大家面前，不容易跑题。也就是说，只要将当天的议题和大致的程序写在白板上，讨论中就不会出现跑题的现象。

2）将注意力集中到讨论的重点上

空中战式的会谈，成员的视线和精力都集中在个人对个人的毫无重点可言的谈话中。对于相互间的交流来说可能是好事，但是想要营造出集中所有成员的力量从而得出终结论的团结一致的氛围却很难。特别是如果出现成员对立的情况的话就更加困难了。

反之，导入了可视化工作法的会谈，成员们的视线能够自然而然地集中到图表和主持人身上，也就是把注意力集中到了讨论的重点之处。发表意见的时候，不是指着某个人，而是指着写在白板上的意见进行讨论。这样一来全体成员的精力都会集中到重点处，能够营造出成员团结一致解决问题的良好氛围。

3）留下共同的会谈记录

以往的会议中，大家谁也不记录会议的全部谈话，只顾着记录自己的笔记。记笔记本身没有什么不好的，但往往记下来的都是对自己有利的地方。会后拿出各自的笔记对照看一下的话，会发现每个人所记录的讨论重点和对结论的解释可能完全不一致。而且在记笔记的时候，思考是停止的，视线会落到手里的笔上，导致讨论无法顺利进行。

如果找一个代表做记录的话，就不会产生上述问题，成员能将注意力集中到讨论当中来。结论，以及结论产生的过程都能被描述下来，可视化工作法成为了集体的会谈记录。近，利用数码相机将可视化工作法记录下来的内容拍下，给成员们发送电子邮件的方法流行了起来。不但省时省力，还能让大家有身临其境的感觉，更容易理解会谈的整个过程。

（2）促进平等参与

1）巩固发言，令发言人感到安心

会议中总是能遇到不断重复同样意见的人。这多半是因为没有感受到“自己的意见已经传达给了大家”，才一遍遍重复着自己的观点。对于这部分人，首先要做的是清楚地告诉他们，“你的意见已经被大家接受了”。

将发言文字化，方便大家一目了然地确认自己的想法已经被正确无误地接受了，使发言者感到安心。这种“想法被接受了”的感觉，能够提高成员的参与意识，使“在这里，无论有什么想法都会被接受”的信赖感油然而生。这一点和保证“会议场面的安全”紧密相连。

2）将发言和发言者区分开

我们有的时候会根据“谁发表了这个意见”而对这个意见进行评价。还没有理解意见本身的含义，就因为对发言人本身有意见而妄下结论：“是那个人的意见所以不赞成。”特别是我们日本人，经常将意见的对立转化成人和人之间的对立，容易感情用事。

但是如果将发言落实到文字上，就会忽略发言人，对意见和想法做出客观的评价。并且在记录发言的时候，除了特殊情况以外不用一一注明发言者的姓名，这样就把发言者与发言完全地区分开来。因此，能够冷静合理地推动讨论进程，然后自然而然地进入到更深层次的讨论当中。从能够防止讨论中出现感情用事的情况来讲，可视化工作法发挥了它的极大威力。

3）扩展思路，使会谈变得有乐趣

可视化工作法所使用的各式各样的视觉情报，可以刺激人们的创造力，扩展思考的范围，引发讨论的质的飞跃。

通过利用图表和颜色来做视觉上的整理，容易找出被遗漏的地方，消除对立，产生新的构思与想法。大家从少数的符号和插图上能够得到启示，并浮现出新的想法，获得意想不到的结果。视觉情报具有活跃会谈场面的力量。

再加上，意见在大家的面前不断地被整理出来，“自己也参与了团队的活动”这样的参与意识会提高。通过一起体验协同合作，增强了团队的整体感，对于得出的结论成员也增强了身为当事者的意识。正因为共享了会谈的过程，才有了会谈结束时意见达成一致的成就感。