【现货速发】TOP5%精英的时间管理秘诀

AI告诉你，如何走出加班泥沼

每天我总是在夜色降临的时候才能结束一天的工作。我明明在工作上拼命努力，没有半分懈怠，但回过神时，一天所余的时间却是寥寥。虽然我整天忙于工作，却依然得不到周围人的好评。即使领导要求我别再加班，我还是极少能按时下班。

虽然我隐约觉得自己应该努力做出调整，却没有额外的精力思考如何提高工作效率，更没有远大的职业理想。而且，我一回家就想干点儿自己喜欢的事……

我曾经过着如上所述的生活。忙到深夜还完不成工作的最大原因，不是我能力低下，而是没有找到更简单的方法。我总是被工作追着跑，也非缺乏干劲，而是资源（时间、专注力和精力）实在有限。

西方有这样一句谚语：“手里拿着锤子 , 眼中满世界都是钉子。”意思是说，倘若一个人执着于固有观念和过去的成功经验，就不得不用固有的方法（锤子）来解决所有问题，从而无法抓住问题的本质。

如果一个人只着眼于完成当下的工作，就容易忽视原本的目标。在已有定论的情况下采取行动的做法叫作确证偏见。怀有确证偏见的人会为了得到事先已经认定的结果而采取行动。他们会在无意识中把整天忙得不可开交当成好事，从而脱离原来的目标，以完成工作为目的，来获得工作的充实感。等意识到不对劲时，自己早已陷入持续加班的深渊。

TOP5% 精英正在实践的时间管理秘诀可以帮助人们从这种加班泥沼中走出来，用最少的努力摆脱现状。这些时间管理秘诀对于普通员工而言也是适用的。在 2.2 万名学习并掌握 TOP5% 精英时间管理秘诀的员工中，89% 的人表示他们“已经能用更短的时间取得更大的成果了”。

我曾在微软工作，后来为了帮助大家提高工作效率和改革学习方法，我辞职创立了 Cross River。之后，我的公司帮助了 800 多个公司和团体，总计 17 万名职场人士提高工作效率。Cross River 的员工每周休息3 天，我们自己就是缩短工作时间的践行者。

我们从这些被帮助过的公司和团体中寻找成绩突出之人，还在各公司高层领导的配合下，对他们公司中人事评价排名前 5% 的精英的言行进行了分析。我总结TOP5% 精英的共同点及他们与普通员工间的差异，出版了《5% 职场精英的工作习惯》。后来，我又出版了《TOP5% 领导者的高效管理秘诀》。该书发售两周就卖出 3 万余册，跻身畅销书行列。

促使更多的人朝着正确的方向迈进，一直是我著书的初衷。本书以“时间管理秘诀”为主题，与之前两本书相比更注重实践性，我还在帮助读者降低行动门槛上下足了功夫，不仅要让大家“知道”，而且要让大家“做到”。

请大家一开始不要追求巨大的成功，试着稍微改变一下自己的行动吧。你会发现，做出一丁点儿努力就能让你摆脱现状。当你体会到微小的改变带来出人意料的美好感觉后，你的思想将发生巨变。与其花上 5 年乃至 10 年的时间坐等思想改变，不如先来改变行动。行动一变，思想就会改变。思想一旦改变，你就能放弃不必要的工作，把精力集中到重要的事情上来，从而产出成果。一旦有了成果，那么无论是在公司内部工作还是离开公司，你都可以拓宽自己的选择范围。

我强烈期盼越来越多的读者能摆脱现状，不再为工作所苦，早日走出加班泥沼。

你是否总是忙到深夜还完不成工作？是否总是被工作追着跑？这不是因为你能力低下，也并非因为缺乏干劲，而是没有找到合适的工作方法！本书总结出的TOP5%精英的时间管理秘诀，能够帮助你提升工作效率、摆脱“加班的泥沼”。

《TOP5％精英的时间管理秘诀》的作者带领成熟团队，运用AI技术，对数千名在公司人事评价中排名前5％的精英进行多角度的观察与分析，并通过与普通员工进行对比，得出了普通员工的5个时间管理误区、TOP5%精英的12个时间管理技巧，以及帮助普通员工成为TOP5%精英的3个“微型开关”。

本书中总结出的时间管理秘诀具有超强的普适性，从细微处着手，帮助你无痛告别无效拖延、提升效率、实现自我成长！

越川慎司

日本职场领域新晋效能规划大师，日本Cross River公司创始人、董事长。

曾就职于微软公司，担任业务执行负责人。

2017年创立Cross River公司，为松下、索尼、日立等800多家日本企业提供业务改革咨询服务，定期举办职场管理技能类讲座。在日本掀起时间管理及工作方法改革热潮。

前   言 AI告诉你，如何走出加班泥沼

第 1 章 为什么 24 小时只在弹指一挥间

94% 的普通员工感觉“时间不够用”

74% 的普通员工不认同“工作方式改革=减少加班”

67% 的普通员工感觉“加班多是上司的错”

53% 的普通员工认为“提高效率比追求效果更重要”

45% 的普通员工相信“努力就会出成果”

第 2 章 只要不错就去做，普通员工时间管理的5个误区

误区 1：沿袭成功的模式就能出成果

误区 2：缩短工作时长就是高效的表现

误区 3：将收集信息视为取得成果的关键

误区 4：记住快捷键能减少工作时间

误区 5：以过去的经验和现有的知识为依据

第 3 章 不为普通员工所知，TOP5% 精英独特的时间管理技巧

控制午饭的能量摄取

发挥“叹气”的积极作用

把低风险低回报当作目标

信息检索的时间不超过 5 分钟

设置工作节点，抑制工作亢奋

创造内心余裕，避免精力浪费

传递结论而非信息

将影响力视为工作的重要工具

一天只看两次待办任务列表

使用只能盛一两口水的小纸杯

以目的为导向，缓解工作压力

用运动来提高专注力

第 4 章 弥合普通员工和 TOP5% 精英差距的“微型开关 ABC” 

不做 3 类盲目工作的普通员工

TOP5% 精英的 6 大时间管理特点

采用“微型开关 ABC”做好时间管理

第 5 章 打开你的“微型开关” ，走出加班泥沼

打开“微型开关 A”，接纳过去的低效行为

打开“微型开关 B”，建立提前行动和持续行动的机制

打开“微型开关 C”，专注于能取得成果的工作并坚持下去

第 6 章 从明天开始，你也可以准时下班

通过“大石头理论”规划工作

利用“期限效应”培养超强自制力

降低“噪声”提高专注力

巧妙借助工具，提高工作效率

活用倍速播放功能“输入知识”

确保卓有成效地“输出信息”

第 7 章 带领你的团队，用最短的时间做出成果

发挥最强影响力，构建自主型团队

善用沟通技巧，避免产生误解

建立激励机制，确保项目顺利推进

后 记   通过微小改变，开启轻松工作的旅程

你是否总是忙到深夜还完不成工作？是否总是被工作追着跑？这不是因为你能力低下，也并非因为缺乏干劲，而是没有找到合适的工作方法！本书总结出的TOP5%精英的时间管理秘诀，能够帮助你提升工作效率、摆脱“加班的泥沼”。

《TOP5％精英的时间管理秘诀》的作者带领成熟团队，运用AI技术，对数千名在公司人事评价中排名前5％的精英进行多角度的观察与分析，并通过与普通员工进行对比，得出了普通员工的5个时间管理误区、TOP5%精英的12个时间管理技巧，以及帮助普通员工成为TOP5%精英的3个“微型开关”。

本书中总结出的时间管理秘诀具有超强的普适性，从细微处着手，帮助你无痛告别无效拖延、提升效率、实现自我成长！

越川慎司

日本职场领域新晋效能规划大师，日本Cross River公司创始人、董事长。

曾就职于微软公司，担任业务执行负责人。

2017年创立Cross River公司，为松下、索尼、日立等800多家日本企业提供业务改革咨询服务，定期举办职场管理技能类讲座。在日本掀起时间管理及工作方法改革热潮。

弥合普通员工和 TOP5% 精英差距的“微型开关 ABC”

不做 3 类盲目工作的普通员工

在对约 2 万名职场人士进行调查并对调查结果进行 AI 数据分析后，我们查明了普通员工工作不出成果的原因，并总结出了以下 3 类工作认真却得不到好评的普通员工。

第一类：启动迟缓型（见图 4-1）。

• 工作启动迟缓，到最后关头才意识到工作无法按时完成。

 遇到困难后才向周围人求助，常会给别人增添麻烦。

• 虽然在周围人的帮助下赶上了最后期限，但此时自己已精疲力竭，这又会导致下一项工作的启动被延迟。

第二类：过度谨慎型（见图 4-2）。

• 在工作时，查证过于细致。如果工作中途遇到问题，还会继续查证。
• 反复确认、修正信息，工作停滞不前。
• 一边烦恼一边工作，致使处理工作的速度下降。
• 为了赶上最后期限，对最后环节把关不到位，导致工作质量参差不齐。

第三类：虎头蛇尾型（见图 4-3）。

• 在情绪高涨时，快速启动工作。
• 随着工作的推进，士气会更加高涨，进而促进工作的推进。
• 中途体力和精力耗尽需要休息，而体力和精力的恢复耗费时间，致使工作进度变慢。
• 以缓慢的速度继续工作，最终没能在最后期限前完成工作。

TOP5% 精英还往往具备以下 6 个特点。

1. 从接受工作到启动工作的速度很快。
2. 让自己的工作目标和对方（领导或顾客等）的需求保持一致。
3. 从目标倒推，确定最低限度的必要流程。
4. 将流程中的工作进行细分。
5. 不进行长时间的连续工作，会积极休息。
6. 略提前完工，快速启动下一项工作。

在探究如何做到这 6 点时，我们发现了触发行为的 3个动作，后文会对此有详细描述。接下来，先让我们看看这 6 大行为特点的具体内容。

TOP5% 精英的 6 大时间管理特点

TOP5% 精英的前 4 个特点均与工作前的准备有关，后 2 个特点则与工作的过程有关。

特点 1：从接受工作到启动工作的速度很快。TOP5%精英的工作的启动速度很快，他们会在接受工作后立刻开工。

特点 2：让自己的工作目标和对方（领导、顾客等）的需求保持一致。TOP5% 精英启动工作的速度虽然很快，但他们不会贸然动手，而是会先向对方明确自己需要达成的目标。因为 TOP5% 精英认为，如果自己与对方在工作目标上存在分歧，就需要另花时间修正工作，从而得不到好评。举个例子，如果对方想要的成果是一张设计图纸，那么 TOP5% 精英就会先向对方询问图纸的具体细节，等到确认后，再开始设计。

特点 3：从目标倒推，确定最低限度的必要流程。在与对方核对过自己需要达成的目标后，TOP5% 精英会从工作的截止期限倒推，确定最低限度的必要流程。他们会依据剩余时间制订工作计划。

特点 4：将流程中的工作进行细分。在明确工作流程后，他们会将工作分成若干部分（细分化），以便自己能够利用碎片时间进行处理。

特点 5：不进行长时间的连续工作，会积极休息。在明确了目标和流程之后，TOP5% 精英便会开始专注地工作，在短时间内高质量地完成任务。而且，为了保持专注，他们还会排除一切干扰因素，力求在既不焦虑又不烦躁的状态下延长专注时间。另外，为了能够长时间集中精力，TOP5% 精英会比普通员工更频繁地休息。

特点 6：略提前完工，快速启动下一项工作。TOP5%精英不会赶着最后期限完工，而是会在最后期限到来之前给自己预留出少许检查时间，防止工作出现纰漏。如果在期限来临前耗尽了自己的体力和专注力，就会影响下一项工作的快速启动。

TOP5% 精英常有多项任务在身，但他们不会选择同时进行，而会一项一项地完成。这种方法乍看起来效率不高，但并非如此，因为他们在完成一项工作后切换的速度极快。正是这种切换速度让 TOP5% 精英始终能在截止期限到来前游刃有余地完成工作。

采用“微型开关 ABC”做好时间管理

普通员工要如何学习 TOP5% 精英的 6 大特点呢？我们的调查实验结果表明，只要采取 3 个动作，哪怕不是 TOP5% 精英也能缩短工作时间。这 3 个动作包括工作开始前的两个动作（见图 4-5 中的 A 和 B）和工作过程中的一个动作（见图 4-5 中的 C）。这些动作都很容易做到。

实践 TOP5% 精英工作推进模式的动作开关有 3个，我取这 3 个动作的英文词首字母，将这 3 个动作命名为“微型开关 ABC”。“微型开关 ABC”应该这样按：

我们让 21 659 名普通员工以按“微型开关”的方式践行了这 3 个动作后，有 89% 的人表示工作时间确实缩短了。

其实，TOP5% 精英在工作前也不知道能否产生成果。但他们表示，不假思索地凭借惯性工作，会无法分辨哪些工作能够带来成果。“微型开关 ABC”中的分辨诀窍才是缩短工作时间的关键。

“微型开关 A”：接纳过去的低效行为

“微型开关 A”的内容是认真地接纳过去，改正问题，然后肯定现在的自己。

在 TOP5% 精英中，有 62% 的人都经历过加班。在 40 岁以上的 TOP5% 精英中，78% 的人还有通宵工作的经历。这是一种重视努力而忽视质量的工作方式。如果一个人在当今社会还继续采用这种工作方式，会无法取得成果。

TOP5% 精英会在接纳过去低效的工作方式后重新学习，并将学习成果运用到现在的工作方式中。这其中存在以下两个要点：

1. 接纳自己过去的低效行为。
2. 从过去的低效行为中寻找可以改善的地方。

这两个要点看起来简单，但接纳自己曾经的工作方式是低效的这个事实，会让人感到痛苦。

另外，即便你能够面对过去，否定自己的过去也会让你陷入自我厌恶，让你无法着手工作，从而影响你启动工作的速度。如果缺乏自信，你还会反复修正工作，导致处理工作的速度变慢。为了避免这种情况，我建议大家进行“每周 15 分钟的内省”。

TOP5% 精英都有内省的习惯，他们会在分析过去工作得失的基础上分辨必须做的工作。举个例子，倘若你精心制作的资料并没有带来相应的成果，那就无须再这么做了。另外，如果 TOP5% 精英遇到在规定期限内无法完成的工作，为了避免让委托工作的人感到不快，他们会巧妙地拒绝。他们就这样利用过去的工作经验分辨哪些工作不需要做。

倘若一个人每天被工作“追”着跑，就很难有时间审视自己过去的工作问题，也很难保持内心的从容。请大家尝试养成定期内省的习惯、接纳自己的过去、改正问题、肯定现在的自己吧。

“微型开关 B”：建立提前行动和持续行动的机制

如果你已经能够按下“微型开关 A”，接下来就该着手解决工作中的具体问题了。

TOP5% 精英会在“微型开关 B”中建立一种机制，以便自己提前启动工作。他们无法时刻保持精力充足，所以不论自己状况如何，他们都会想方设法保持稳定的工作状态。举例来说，他们会设法让大脑分泌有助于提高工作积极性的激素多巴胺，或定期运动，保持良好体格。

但是，即便做到这些，他们还是不放心，所以会建立一种简单可行的机制。这种机制能帮助他们在工作积极性不高、身体不适时开展工作。这就是工作前的惯例。

TOP5% 精英会在工作开始前依照惯例做一个简单的仪式性动作。他们仿佛在对自己暗示：只要完成了这些仪式性动作，就能立马开始工作。我们通过整理 TOP5%精英的访谈视频和行动记录视频，发现他们一般会将以下行动作为惯例：

• 在给家中菜园里的花浇完水后就开始居家办公。
• 在家里一边闻着咖啡豆的香味一边冲完咖啡，随后就开始办公。
• 在公司附近的咖啡厅先喝一杯红茶再上班。
• 到公司后先把桌子收拾干净再打开电脑。
• 在面对自己不擅长的工作时，先说一句“总会有办法的”再开始动手。

TOP5% 精英的这些惯例与美国职业棒球大联盟的前选手铃木一郎的做法极为相似。铃木一郎为了提高击球率，会在击球前做一连串的仪式性动作。

TOP5% 精英身上最珍贵的不是他们获得的荣誉，而是在任何环境中都能够持续出成果的品质。为此，他们会为保证工作成果的质量而苦下功夫。这样做的结果就是他们将达成目标所需的行动量提升到 110% 甚至120%。

为了多在工作中活动身体，TOP5% 精英建立了相应的惯例机制。这样的方法同样适用于其他员工。我们对 3 871 名普通员工进行了为期 4 周的行动实验，让他们自行选择工作开始前的惯例动作，并在做完惯例动作后立刻开始工作。

结果，68% 的实验参与者告诉我们，他们启动工作的速度比以前快了。如果把触发工作的惯例变成一种习惯或机制，就能更快进入工作状态。

“微型开关 C”：集中精神持续工作

TOP5% 精英认为，专注是达成目标的必要因素，所以他们会在完成重要任务时格外专注。

但是，人的时间、专注力和精力毕竟有限。TOP5%精英为了在工作中持续利用这些有限的资源，会把“控制情绪”和“活用快捷方式”两个方法贯彻到底。

以下两项就是“微型开关 C”的关键：

1. 控制情绪。
2. 活用快捷方式（熟练使用 IT 工具）。

如果说“微型开关 A”可以让人分清什么是重要的工作，“微型开关 B”可以让人马上着手工作，那么其余要做的就是缩短处理重要工作的时间并在规定期限内把它完成了。

“微型开关 C”起到润滑油般的作用，可以让我们更容易打开“微型开关 A”和“微型开关 B”。接下来，让我们来看一下“微型开关 C”的具体内容吧。

控制情绪。工作的持续性非常重要。因此，我们要尽量摒除烦躁和苦闷情绪。烦躁不安会消耗人的精力，进而妨碍到重要的工作。因为我们无法一直保持昂扬的工作态度，所以只有控制好焦虑烦躁等不快的情绪，才能坚持完成工作。

活用快捷方式。活用快捷方式有助于提高员工的业务执行能力，其关键在于熟练运用 IT 工具。

为此，我们可以首先考虑将工作自动化。如果有些工作需要使用电脑或手机重复操作才能完成，就可以用IT 工具将它们自动化。这不像使用 RPAA 和 AI 技术那么难，只需要使用快捷键就能完成。

虽然越来越多的公司开始引入 Zoom 和 SlackA 等IT 工具，但很少有公司能把它们应用得得心应手。我们对 485 家公司进行了相关调查，发现只有 21% 的职场人士能充分利用 IT 工具。我们虽然没有必要熟练掌握IT 工具的所有功能，但还是应该牢记那些能够缩短自己工作时间的功能。

“我是文科生，所以不了解 IT 工具的使用方法。”也许有人会以这样的借口逃避学习 IT 工具，那就太可惜了。因为掌握 IT 工具非常简单，放弃学习才是在舍近求远。

TOP5% 精英中也有不了解 IT 工具的人，但他们会把达成目标放在首位，会不懈地找寻实现工作自动化的方法。他们不会盲目阅读与 IT 有关的书籍，而是会就工作中需要改善的地方在网上查找相关资料或向朋友请