WPS表格实战技巧精粹

推荐序

现在是一个离不开屏幕时代，人们和屏幕交互的时间，或许已经超过了人与人之间直接的交流。而人与屏幕的交互，需要工具作为媒介，对于办公和泛职场的人员来说，WPS就是这样具备生产力的交互工具之一。
作为一款历史悠久并且在国内以及海外均拥有海量用户的办公软件，金山WPS亲历并且直接推动了中文从纸质书写向数字化载体跨越的全程。30年前，WPS心心念念的是怎样解决国人把汉字敲进计算机屏幕里；20年前，WPS努力在盗版浪潮中稳住船舵，与强大的外来对手抗衡；10年前，WPS嗅到移动互联网时代大潮的气息，率先冲进如今几乎人手一部的智能手机屏幕中；到了今天，WPS借助“以云服务为基础，多屏、内容为辅助，AI赋能所有产品”的全新办公形态，实现从单一办公工具软件到办公多场景服务的转型。
回首这32年，我们有幸以WPS版本不断更新的方式，见证了亿万人在办公室、在出差旅途、在深夜书桌前、在生产线旁、在课堂讲台，一次次凝结着智慧和汗水的记录和创作。
现在的WPS，早已从单纯的办公工具演化为服务型平台，曾经冰冷无感的工具按钮，融合成了温暖感性的交互社区。用户在我们提供的内容和服务中找到灵感，个人的创意在这里得到共享和释放。未来的WPS，正在新一代金山办公研发人的孵化中成型。万物智慧互联的新时代已经启动，以AI为代表的信息化技术已经开始推动人类个体的思维方式、生活方式乃至社会协作方式向更深层次变革，让AI为用户服务，WPS已经开始实现了。
2020年年初，所有人的生活都被打乱了节奏。新冠疫情让我们措手不及，也给我们带来了一些深远的影响，比如远程办公开始流行起来，人们开始认真思考线上协作来代替现场办公的可能性。我们的线上协作产品金山文档，助力了这种办公方式的转型，得到了用户广泛的好评。得益于我们统一的开发规范，您在这本书里学到的内容，都可以迁移到未来线上协作的办公产品中去。
时间和经验告诉我们，“变化”是必须面对的永恒挑战。对于在工作和生活中经常需要对数据、表格、信息进行统计分析的人来说，掌握好一门“生产力”工具，用这种不变的技能来应万变，可以为自己在实现梦想的道路上增添羽翼。关于WPS表格，本书提供了“专业、翔实、深入浅出”的实战操作技巧，既适合有一定表格基础的用户“快速进阶”，亦适合资深玩家“解锁大招”。本书罗列200多项技巧点，贴近日常实际工作需要，并以问题/场景的方式进行描述，更便于读者理解。
后，衷心感谢您选择本书，希望WPS可以陪伴您实现自己成长道路上的每一个目标。WPS也会倾听您的声音，将您的反馈写进下一行代码之中，用我们不断刷新的代码，为您提供更贴心的服务。
金山办公软件高级副总裁 庄湧

INTRODUCTION

前言

　写作背景
作为知名的华语Of.ce技术社区，在近几年中，我们致力于打造适合中国用户阅读和学习的“宝典”，先后出版了Microsoft Excel“应用大全”系列丛书、“实战技巧精粹”系列丛书、“高效办公”系列丛书和“别怕”系列丛书等经典学习教程。
这些图书的成功不仅来源于论坛近500万会员和广大Of.ce爱好者的支持，更重要的原因在于我们的作者专家们拥有多年实战所积累的丰富经验，他们比其他任何人都更了解广大用户的困难和需求，也更了解如何以适合的理解方式来展现Of.ce的丰富技巧。
WPS Of.ce是一款优秀的国产软件，可以实现办公软件常用的文字、表格、演示等多种功能。具有内存占用率低、运行速度快、体积小巧、强大插件平台支持、免费海量在线存储空间及文档模板等特点。相较于Microsoft Excel，WPS表格的操作更符合国人的工作场景使用习惯。它不但提供了数项令人眼前一亮的新功能，而且同时适用于当下“大数据”和“云”特点下的数据处理工作。
随着国家对国产软件扶持力度的不断加大，有越来越多的机关和企业用户选择使用WPS。为了让广大用户尽快了解和掌握WPS表格，我们组织了多位来自Excel Home的资深Of.ce专家，从数百万技术交流帖中挖掘出网友们关注和迫切需要掌握的WPS表格应用技巧，重新演绎、汇编，打造出这部全新的《WPS表格实战技巧精粹》。
本书秉承了Excel Home“精粹”系列图书简明、实用和高效的特点，以及“授人以渔”式的分享风格。同时，通过提供大量的实例，并在内容编排上尽量细致和人性化，在配图上采用Excel Home图书特色的“动画式演绎”，让读者能方便而又愉快地学习。
　读者对象
本书面向的读者群是使用WPS表格的所有用户及IT人员，希望读者在阅读本书以前具备Windows 7以及更高版本操作系统的使用经验，了解键盘与鼠标在WPS表格中的使用方法，掌握WPS表格的基本功能和对菜单命令的操作方法。
　本书约定
在正式开始阅读本书之前，建议读者花上几分钟时间来了解一下本书在编写和组织上使用的一些惯例，这会对您的阅读有很大的帮助。
软件版本
本书的写作基础是安装于Windows 10操作系统上的WPS 2019云办公增强版，大部分技巧也适用于WPS表格的早期版本。
菜单指令
我们会这样来描述在WPS表格或Windows中的操作，比如在讲到对某张工作表进行隐藏时，通常会写成：在功能区中单击【开始】选项卡中的【工作表】下拉按钮，在扩展菜单中依次选择【隐藏和取消隐藏】→【隐藏工作表】。
鼠标指令
本书中表示鼠标操作的时候都使用标准方法：“指向”“单击”“鼠标右击”“拖动”“双击”等，您可以很清楚地知道它们表示的意思。
键盘指令
当读者见到类似这样的键盘指令时，表示同时按下键和键。
函数与单元格地址
本书中涉及的函数与单元格地址将全部使用大写，如SUM()、A1:B5。但在讲到函数的参数时，为了和WPS表格的帮助文件中显示一致，函数参数全部使用小写，如SUM (number1,number2, ...)。
　阅读技巧
本书的章节顺序原则上按照由浅入深的功能板块进行划分，但这并不意味着读者需要逐页阅读。您完全可以凭着自己的兴趣和需要，选择其中的某些技巧来读。
当然，为了保证能更好地理解书中的技巧，建议读者可以从难度较低的技巧开始。万一遇到读不懂的地方也不必着急，可以先“知其然”而不必“知其所以然”，参照示例文件把技巧应用到练习或者工作中，以解决燃眉之急。然后在空闲的时间，通过阅读其他相关章节的内容，把自己欠缺的知识点补上，就能逐步理解所有的技巧了。

读者可以扫描右侧二维码关注*信公众号，输入代码“39284”，下载本书的示例文件学习资源。
　写作团队
本书由Excel Home周庆麟策划并组织编写，第1~2章、第5~6章、第18~19章和第21章由赵文妍编写；第3章、第15章和第17章由祝洪忠编写；第4章和第20章由杨丽编写；第7~9章、第14章和第16章由张建军编写；第10~13章由王红印编写，后由周庆麟和祝洪忠共同完成统稿。
　致谢
Excel Home论坛管理团队和Excel Home云课堂教管团队长期以来都是“EH”图书的坚实后盾，他们是Excel Home中可爱的人。为广大会员所熟知的代表人物有朱尔轩、林树珊、吴晓平、刘晓月、赵文妍、黄成武、孙继红、王建民、周元平、陈军、顾斌、郭新建等，在此向这些可爱的人表示由衷的感谢。
衷心感谢Excel Home论坛的500万会员，是他们多年来不断的支持与分享，才营造出热火朝天的学习氛围，并成就了今天的Excel Home系列图书。
衷心感谢Excel Home*博的所有粉丝和Excel Home公众号的所有好友，你们的“点*”和“转发”是我们不断前进的新动力。
　后续服务
在本书的编写过程中，尽管我们的每一位团队成员都未敢稍有疏虞，但纰缪和不足之处仍在所难免。敬请读者能够提出宝贵的意见和建议，您的反馈将是我们继续努力的动力，本书的后继版本也将会更臻完善。
您可以访问http://club.excelhome.net论坛，我们开设了专门的版块用于本书的讨论与交流。您也可以发送电子邮件到book@excelhome.net，我们将尽力为您服务。
同时，欢迎您关注我们的官方*博和*信，这里会经常发布有关图书的消息，以及大量的Excel学习资料。
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WPS表格是WPS办公套装软件的重要组成部分，能够进行各种数据的处理、统计、分析等操作，广泛应用于管理、财经、金融等众多领域。
本书在对Excel Home技术论坛中上百万个提问的分析和提炼的基础上，汇集了用户在使用WPS表格进行数据处理与分析过程中常见的需求。全书分为4篇共21章，从WPS表格的工作环境和基本操作开始介绍，通过200多个具体实例，全面讲解了数据录入、格式设置、排序、筛选、分类汇总、数据有效性、条件格式、数据透视表、函数与公式以及图表图形等知识点，帮助读者灵活有效地使用WPS表格来处理工作中遇到的问题。
本书采用循序渐进的方式，不仅讲解了WPS表格的原理和基础操作，还配以典型示例帮助读者加深理解，突出实用性和适用性。在章节安排上，注重知识结构的层次性，由浅入深地安排不同类型的知识点内容，尽量降低学习难度。
本书内容丰富、图文并茂、可操作性强且便于查阅，适合广大办公人员和学生群体阅读学习。

Excel Home是微软在线社区联盟成员，全球华语Excel资源网站，拥有大量原创技术文章、视频教程、加载宏及模板。Excel Home是一个学习氛围浓厚的技术交流社区，中国大陆及中国港台各行各业身怀绝技的Office高手都汇聚于此，目前已有三百多万办公人士选择成为它的注册会员。 Excel Home已精心编写并出版Office领域的图书60余种，截至2016年春节，图书销量累计达120多万册。

常用数据处理与分析 1
玩转WPS文件 2
技巧1 以多种方式启动WPS表格 2
技巧2 WPS 2019窗口管理模式的切换 3
技巧3 其他特殊启动方式 4
技巧4 认识WPS表格的工作界面 5
技巧5 调整功能区的显示方式 7
技巧6 自定义快速访问工具栏 8
技巧7 设置默认的文件保存类型 9
技巧8 转换WPS表格格式 9
技巧9 为工作簿“减肥” 10
技巧10 快速核对表格内容差异 11
技巧11 快速合并工作表和合并工作簿中
的数据 12
数据录入技巧 18
技巧12 数据录入，这些地方要注意 18
技巧13 快速定位单元格 22
技巧14 使用记录单录入内容 23
技巧15 控制自动超链接 25
技巧16 控制活动单元格移动方向 27
技巧17 快速输入特殊字符 27
技巧18 自动填充 29
技巧19 文本循环填充 31
技巧20 键的妙用 32
技巧21 神奇的键 33
技巧22 正确输入日期、时间 34
技巧23 正确输入分数的方法 35
技巧24 轻松打开CSV格式文本文件 36
技巧25 导入Access数据库数据 37
借助数据有效性限制录入内容 41
技巧26 限制输入指定范围的年龄 41
技巧27 提示输入内容 42
技巧28 插入下拉列表 43
技巧29 设置自定义的出错警告信息 45
技巧30 使用公式作为验证条件 46
技巧31 圈释无效数据 48
技巧32 动态扩展的下拉列表 49
技巧33 动态二级下拉列表 50
技巧34 更改和清除数据有效性规则 52
数据处理与编辑 54
技巧35 轻松浏览大表格的n种方式 54
技巧36 多窗口协同工作 57
技巧37 合并单元格与填充合并单元格 58
技巧38 行、列、单元格和工作表相关
的操作 61
技巧39 选择性粘贴的妙用 80
技巧40 使用分列功能处理数据 83
技巧41 使用智能填充功能拆分合并数据 86
技巧42 查找替换那些事 89
技巧43 制作斜线表头 100
技巧44 使用批注标记特殊数据 103
技巧45 使用分类汇总统计各科目金额 106
技巧46 快速删除重复值 110
技巧47 认识WPS表格中的“超级表” 111
格式化数据 115
技巧48 轻松设置单元格格式 115
技巧49 使用格式刷快速复制已有格式 123
技巧50 应用单元格样式对表格快速
格式化 123
技巧51 轻松设置数字格式 126
技巧52 自定义数字格式 126
技巧53 自定义数字格式的典型应用 128
技巧54 在自定义格式中设置判断条件 130
技巧55 按不同单位显示金额 130
技巧56 用自定义格式直观展示费用增减 131
技巧57 将自定义格式效果转换为实际
存储值 132
排序与筛选 133
技巧58 按多个关键词排序 133
技巧59 返回排序前的状态 135
技巧60 按笔画排序 136
技巧61 按行排序 137
技巧62 按颜色排序 138
技巧63 自定义排序 139
技巧64 随机排序 141
技巧65 了解自动筛选 141
技巧66 灵活筛选出符合条件的数据 143
技巧67 包含合并单元格的自动筛选 148
技巧68 筛选条件的重新应用 148
技巧69 粘贴值到筛选后的数据区域 149
技巧70 了解高级筛选 149
技巧71 高级筛选实现多条件筛选 151
技巧72 使用高级筛选，提取出符合条件
的部分字段 153
技巧73 使用切片器进行快速筛选 155
借助数据透视表分析数据 157
技巧74 使用数据透视表快速汇总数据 157
技巧75 使用定义名称法创建动态数据
透视表 161
技巧76 使用“表格”功能创建动态数据
透视表 163
技巧77 创建数据透视表时需要注意的
几个小问题 164
技巧78 以多种方式统计不同理财产品
的销售金额 168
技巧79 快速将二维表转换成一维表 170
技巧80 在多行多列中提取人员详单 172
技巧81 按年、月、季度快速汇总销售
数据 175
技巧82 统计不同年龄段的员工人数 177
技巧83 使用切片器查看不同营业部的
金额 179
技巧84 使用切片器同时控制多个数据
透视表 180
技巧85 提取不同分公司前五名的销售
记录 182
技巧86 按不同地区、品名对商品销售额
排序 185
技巧87 手工调整数据透视表的字段位置 186
技巧88 统计各分公司不同产品的销售
金额占比 187
技巧89 值显示方式的计算规则 190
技巧90 使用数据透视表快速完成销售排名 191
技巧91 在数据透视表中使用简单的公式 193
函数与公式 197
函数与公式基础 198
技巧92 什么是公式 198
技巧93 公式中的运算符 199
技巧94 引用单元格中的数据 201
技巧95 引用不同工作表中的数据 202
技巧96 公式的复制和填充 203
技巧97 函数参数的省略与简写 205
技巧98 函数嵌套的使用 207
技巧99 理解公式中的数据类型 207
技巧100 逻辑值与数值的转换 209
技巧101 正确区分空文本和空单元格 211
技巧102 自动重算和手动重算 213
技巧103 易失性函数 214
技巧104 循环引用和迭代计算 215
技巧105 公式审核和监视窗口 216
技巧106 分步查看公式运算结果 217
技巧107 相对引用、引用和混合引用 218
技巧108 名称的作用和类型 221
技巧109 定义名称的常用方法 223
技巧110 名称的适用范围和语法规则 226
技巧111 输入函数与公式的几种方法 226
逻辑判断计算 230
技巧112 用IF函数完成条件判断 230
技巧113 用乘号和加号代替AND函数和
OR函数 232
技巧114 使用IFS函数实现多条件判断 233
技巧115 使用SWITCH函数判断周末日期 234
技巧116 屏蔽公式返回的错误值 235
文本处理函数 237
技巧117 查找字符技巧 237
技巧118 拆分字符，不要想得太复杂 238
技巧119 用SUBSTITUTE函数替换字符 241
技巧120 包含关键字的单元格个数 242
技巧121 合并部门员工名单 243
技巧122 清理多余字符 245
技巧123 神奇的TEXT函数 246
技巧124 合并文本和带有格式的数字 248
日期与时间计算 250
技巧125 认识日期和时间数据 250
技巧126 自动更新当前日期和时间 253
技巧127 用DATEDIF函数计算日期间隔 253
技巧128 根据日期计算星期、月份和季度 255
技巧129 判断某个日期是否为闰年 257
技巧130 工作日有关的计算 258
技巧131 时间值的计算 259
数学计算 261
技巧132 数值的舍入技巧 261
技巧133 余数的妙用 264
技巧134 按四舍六入五成双的规则进行舍入 266
技巧135 随机数的生成 267
技巧136 利用MOD函数根据身份证号码
判断性别 269
查找与引用函数 270
技巧137 使用VLOOKUP函数查询数据 270
技巧138 数据查询，LOOKUP函数也很牛 274
技巧139 用INDEX函数和MATCH函数，
数据查询更方便 280
技巧140 认识CHOOSE函数 284
技巧141 用INDIRECT函数把字符串变成
真正的引用 285
技巧142 WPS表格中的搬运工——OFFSET
函数 287
技巧143 动态扩展的下拉列表 290
技巧144 创建动态二级下拉列表 291
技巧145 使用HYPERLINK函数生成超链接 293

WPS表格是WPS办公套装软件的重要组成部分，能够进行各种数据的处理、统计、分析等操作，广泛应用于管理、财经、金融等众多领域。
本书在对Excel Home技术论坛中上百万个提问的分析和提炼的基础上，汇集了用户在使用WPS表格进行数据处理与分析过程中常见的需求。全书分为4篇共21章，从WPS表格的工作环境和基本操作开始介绍，通过200多个具体实例，全面讲解了数据录入、格式设置、排序、筛选、分类汇总、数据有效性、条件格式、数据透视表、函数与公式以及图表图形等知识点，帮助读者灵活有效地使用WPS表格来处理工作中遇到的问题。
本书采用循序渐进的方式，不仅讲解了WPS表格的原理和基础操作，还配以典型示例帮助读者加深理解，突出实用性和适用性。在章节安排上，注重知识结构的层次性，由浅入深地安排不同类型的知识点内容，尽量降低学习难度。
本书内容丰富、图文并茂、可操作性强且便于查阅，适合广大办公人员和学生群体阅读学习。

Excel Home是微软在线社区联盟成员，全球华语Excel资源网站，拥有大量原创技术文章、视频教程、加载宏及模板。Excel Home是一个学习氛围浓厚的技术交流社区，中国大陆及中国港台各行各业身怀绝技的Office高手都汇聚于此，目前已有三百多万办公人士选择成为它的注册会员。 Excel Home已精心编写并出版Office领域的图书60余种，截至2016年春节，图书销量累计达120多万册。