中文版Access 2019宝典(第9版)

前    言

欢迎使用《中文版Access 2019宝典(第9版)》，它是了解现今功能强大的桌面数据库管理系统的个人指南。
快速浏览《中文版Access 2019宝典(第9版)》的内容，就会认识到，Microsoft Access能以其他应用程序无法实现的方式帮助管理数据。甚至连使用广泛的应用程序Microsoft Excel都无法实现Access的功能。现在，将Access (数据库管理应用程序)与Excel (电子表格应用程序)进行比较似乎没有太大意义，但毫无疑问，在各种组织中，用户每天都在使用Excel来管理和分析大量数据。当然，读者使用《中文版Access 2019宝典(第9版)》的原因可能是想要突破Excel的限制。
对于需要面对日益膨胀的数据的分析师来说，Access可以极大地提升其工作效率。Access只需要非常少的性能开销便可处理较大的数据集。它不存在预定的行限制。它还可以高效地管理不同数据表之间的关系。此外，Access附带了很多工具，可以帮助构建自己的可分发应用程序。
现在，我们面对空前庞大的数据，需要更多地进行复杂的数据分析，高级分析师需要掌握一些新的工具，以便摆脱机械地使用电子表格进行分析的状况。鉴于此，《中文版Access 2019宝典(第9版)》在提升你的技能的过程中可以发挥非常重要的作用。《中文版Access 2019宝典(第9版)》不仅介绍Access，还探讨各种可通过Access改善日常数据管理和分析的方法。
《中文版Access 2019宝典(第9版)》读者对象
书中包含成为Access 2019高手需要的所有内容。《中文版Access 2019宝典(第9版)》首先介绍数据库的基本知识，然后逐章介绍具体内容。
《中文版Access 2019宝典(第9版)》的设计初衷是增强各种水平用户(Access初、中、高级用户)的技能集。如果你是Access初学者，那么建议从头开始学习。如果已经非常熟悉Access，可以轻松地构建Access应用程序，就可以从《中文版Access 2019宝典(第9版)》的后面部分开始学习。
如果你是初次接触数据库管理领域，则《中文版Access 2019宝典(第9版)》包含了开始学习Access 2019所需的全部内容。《中文版Access 2019宝典(第9版)》还提供了一些高级主题，以供参考和学习。初级开发人员应该特别关注第I部分，该部分介绍了构建成功、高效数据库所需的基本技能。作为数据库设计师，评价其能力的标准始终不变，那就是其构建的应用程序的执行性能如何以及处理用户交付给他们的数据的情况。
如果你想要了解VBA(Visual Basic for Applications)编程的基本知识，就可以在《中文版Access 2019宝典(第9版)》中找到所需的内容。尽管VBA是一个内容非常丰富的主题，完全可以单独编写一《中文版Access 2019宝典(第9版)》，但《中文版Access 2019宝典(第9版)》的部分章节初步介绍了如何利用VBA增强自己的Access数据库。《中文版Access 2019宝典(第9版)》第VI部分解释通过添加到数据库中的代码编写VBA过程和构建Access应用程序的具体细节，其中包含很多技术细节。
《中文版Access 2019宝典(第9版)》的组织结构
《中文版Access 2019宝典(第9版)》分为以下7个部分。
●  第I部分：Access构建块。第I部分对数据库的基本元素提供了详细说明，为之后的学习打下坚实基础，介绍数据库管理的关键词，解释如何规划表和使用Access数据类型。在该部分，还首次接触到Access以及Access界面。
●  第II部分：了解Access表。第II部分讨论构建Access表、管理表之间的关系以及链接到不同的数据源(例如Excel文件、文本文件、SQL Server以及其他Access数据库)所需的技能。
●  第III部分：使用Access查询。第III部分介绍Access提供的一部分基本分析工具。该部分探讨查询生成器以及基于Access表创建简单和高级分析输出的技术，介绍查询的基本知识，其中包括聚合查询、动作查询以及交叉表查询。
●  第IV部分：在Access中分析数据。第IV部分介绍许多高级技术，它们可以真正将数据分析带到一个全新水平。该部分研究如何通过查询转换数据、创建自定义计算、执行条件分析、构建强大的子查询以及在查询中应用统计分析。
●  第V部分：使用Access窗体和报表。第V部分重点介绍如何使用Access构建窗体和报表。该部分介绍将数据转换为美观用户界面和PDF样式Access报表的基本知识，讲述如何通过高级窗体控件来改进Access应用程序的外观。
●  第VI部分：Access编程基础知识。第VI部分进入下一阶段，讲述编程的基本原理。该部分的章节首先介绍Access宏，分析VBA基本原理，并利用VBA来增强Access数据库。该部分帮助掌握驱动Access应用程序的复杂对象和事件模型，以及如何充分利用这种丰富的编程环境，构造所需的VBA代码。
●  第VII部分：高级Access编程技术。第VII部分将关注点转移到自动化和集成上，介绍如何利用其他程序和平台来增强报告机制。在该部分的章节中，不仅学习精通VBA所需的基本技能，还会介绍很多技术内幕和诀窍，它们可以应用于Access应用程序开发项目。在该部分，还将介绍Access中扩展的Microsoft SharePoint集成功能，这些功能允许在SharePoint站点上发布Access表、窗体和报表。
《中文版Access 2019宝典(第9版)》使用方法
尽管每一章都是全书的组成部分，但它们也可以独立存在，具有各自的示例文件(可在《中文版Access 2019宝典(第9版)》的Web站点上获取)。《中文版Access 2019宝典(第9版)》不必按顺序阅读，而是可以作为如下情形的参考书：
●  尝试某个操作时遇到困难
●  需要执行以前从未执行过的操作
●  有时间、有兴趣学习Access的新增功能
简言之，可根据自己的实际情况，按照任意顺序阅读《中文版Access 2019宝典(第9版)》，例如，可从一章跳转到另一章，也可以从一个主题跳转到另一个主题。
Web站点上的内容
可以在《中文版Access 2019宝典(第9版)》对应的Web站点上找到《中文版Access 2019宝典(第9版)》中演示的示例，该站点的URL地址为www.wiley.com/go/access2019bible。此外，还可扫封底二维码下载。 
获取其他Access相关帮助
在使用《中文版Access 2019宝典(第9版)》中学到的新功能和工具时，有时可能需要额外的帮助。个可以提供此类帮助的地方是Access的帮助系统。Access中的帮助系统并非完美无缺。对于初级用户来说，该帮助系统可能像一个笨重的插件，它会返回一个复杂的主题列表，与要搜索的原始主题没有任何关联。但一旦学会如何高效使用Access帮助系统，该系统通常会成为在获取某主题的额外帮助时可以采用的简捷方式。
下面提供了一些提示，可以帮助充分利用Access的帮助系统：
    ●  寻求帮助时位置非常重要。相对于新版Access，旧版Access中的帮助系统似乎对用户更友好，效率更高。但实际上，Microsoft对Access帮助系统的机制做出了根本性变更。
在Access 2019中，实际上存在两个帮助系统：一个提供有关Access功能的帮助，而另一个提供有关VBA编程主题的帮助。Access并不是根据输入的条件执行全局搜索，而仅针对与当前位置相关的帮助系统匹配搜索条件。从本质上讲，这意味着获得的帮助是由当前所处的Access区域决定的。因此，如果需要获得有关VBA编程主题的帮助，那么在执行搜索时，需要位于VBA编辑器中。另一方面，如果需要有关生成查询的帮助，建议进入“查询设计”视图。这样可以确保关键字搜索针对正确的帮助系统执行。
    ●  联机帮助要好于脱机帮助。当搜索某个主题的帮助信息时，Access会检查是否连接到Internet。如果已连接，Access将基于Microsoft Web站点中的联机内容返回帮助结果。如果没有连接，Access将使用随Microsoft Office一起存储在本地的帮助文件。为限度地增加在Access中获取的帮助信息，一种方法就是使用联机帮助。联机帮助一般要好于脱机帮助，因为通过联机帮助找到的内容通常更详细，包含更新信息，包含指向其他一些无法脱机访问的资源的链接。
    ●  通过联机资源丰富知识库。了解一些专门讨论Access的Web站点和论坛。这些资源可以作为补充帮助，它们不仅提供基本Access主题相关帮助，还提供一些适用于具体情况的提示和诀窍。下面列出可在开始阶段使用的站点：
?  www.allenbrowne.com
?  https://developer.microsoft.com/en-us/Access
?  www.mvps.org/Access
?  www.utteraccess.com
上述站点都可供免费使用，当需要额外帮助信息时，它们会起到非常大的作用。

•  扎实掌握数据库基础知识
•  使用Access分析大量数据
•  将数据转换为赏心悦目的PDF报表并输出
•  用Access宏自动执行分析，以及生成复杂报表
•  用Access窗体构建功能强大的部门应用程序
•  借助Access VBA节省时间，提高工作效率
•  在SharePoint站点上集成或发布数据
•  本书提供可下载的示例和数据库文件

       Michael Alexander是Microsoft认证的应用程序开发人员(MCAD)，并编写了多部有关使用Microsoft Access和Microsoft Excel进行高级商业分析的著作。他拥有20年以上的Microsoft Office解决方案咨询与开发经验。凭借长期以来对Excel社区所做的突出贡献，Michael被授予Microsoft MVP称号。其联系地址是www.datapigtechnologies.com。
        Dick Kusleika已经连续12年被授予Microsoft MVP称号，他拥有20年以上的Microsoft Office使用经验。Dick为客户开发基于Access和Excel的解决方案，并在美国以及澳大利亚等地举办了多场有关Office产品的培训研讨会。此外，Dick还在www.dailydoseofexcel.com上撰写了一个受欢迎的有关Excel的博客。

目    录
 
第Ⅰ部分  Access构建块
第1章  数据库开发简介   3
1.1  Access的数据库术语   3
1.1.1  数据库   3
1.1.2  表   4
1.1.3  记录和字段   4
1.1.4  值   5
1.2  关系数据库   5
1.3  Access数据库对象   5
1.3.1  表   6
1.3.2  查询   6
1.3.3  数据输入和显示窗体   6
1.3.4  报表   6
1.3.5  宏和VBA   7
1.3.6  数据库对象   7
1.4  5步设计法   7
1.4.1  步骤1：总体设计——从概念到实际   7
1.4.2  步骤2：报表设计   8
1.4.3  步骤3：数据设计   8
1.4.4  步骤4：表设计   9
1.4.5  步骤5：窗体设计   11
第2章  Access简介   12
2.1  Access欢迎屏幕   12
2.2  如何创建空白数据库   13
2.3  Access 2019界面   14
2.3.1 “导航”窗格   15
2.3.2  功能区   17
2.3.3  快速访问工具栏   17
第Ⅱ部分  了解Access表
第3章  创建Access表   21
3.1  表的类型   21
3.1.1  对象表   21
3.1.2  事务表   21
3.1.3  联接表   22
3.2  创建新表   22
3.2.1  设计表   23
3.2.2  使用“设计”选项卡   26
3.2.3  使用字段   27
3.3  创建tblCustomers表   32
3.3.1  使用自动编号字段   32
3.3.2  完成tblCustomers表   32
3.4  更改表设计   33
3.4.1  插入新字段   33
3.4.2  删除字段   33
3.4.3  更改字段位置   33
3.4.4  更改字段名称   33
3.4.5  更改字段大小   33
3.4.6  处理数据转换问题   34
3.4.7  分配字段属性   34
3.5  了解tblCustomers字段属性   43
3.6  设置主键   45
3.6.1  选择主键   45
3.6.2  创建主键   46
3.6.3  创建复合主键   46
3.7  为Access表编制索引   46
3.7.1  索引的重要性   47
3.7.2  多字段索引   48
3.7.3  何时对表编制索引   49
3.8  打印表设计   50
3.9  保存完成的表   51
3.10  操纵表   51
3.10.1  重命名表   51
3.10.2  删除表   51
3.10.3  复制数据库中的表   51
3.10.4  将表复制到另一个数据库   52
3.11  向数据库表中添加记录   52
3.12  了解附件字段   53
第4章  了解表关系   54
4.1  构建无懈可击的数据库   54
4.2  数据规范化和反规范化   56
4.2.1  范式   56
4.2.2  第二范式   58
4.2.3  第三范式   61
4.2.4  反规范化   61
4.3  表关系   62
4.3.1  连接数据   63
4.3.2  一对一   64
4.3.3  一对多   65
4.3.4  多对多   65
4.4  完整性规则   66
4.4.1  主键不能包含空值   67
4.4.2  所有外键值必须与对应的主键匹配   68
4.5  键   68
4.5.1  确定主键   69
4.5.2  主键的优点   69
4.5.3  指定主键   70
4.5.4  创建关系并实施参照完整性   71
4.5.5  查看所有关系   74
4.5.6  删除关系   75
4.5.7  遵从应用程序特定的完整性规则   75
第5章  使用Access表   76
5.1  了解数据表   76
5.2  数据表窗口   77
5.2.1  在数据表中移动   78
5.2.2  使用导航按钮   78
5.2.3  检查数据表功能区   79
5.3  打开数据表   80
5.4  输入新数据   80
5.4.1  保存记录   81
5.4.2  了解数据类型的自动验证   82
5.4.3  了解属性如何影响数据输入   82
5.5  在数据表中导航记录   84
5.5.1  在记录之间移动   84
5.5.2  查找特定值   84
5.6  在数据表中更改值   86
5.6.1  手动替换现有值   86
5.6.2  更改现有值   86
5.7  使用撤消功能   87
5.8  复制和粘贴值   87
5.9  替换值   88
5.10  添加新记录   88
5.11  删除记录   89
5.12  显示记录   89
5.12.1  更改字段顺序   89
5.12.2  更改字段显示宽度   90
5.12.3  更改记录显示高度   91
5.12.4  更改显示字体   91
5.12.5  显示单元格网格线和隔行颜色   92
5.12.6  对齐列中的数据   93
5.12.7  隐藏和取消隐藏列   93
5.12.8  冻结列   93
5.12.9  保存更改的布局   94
5.12.10  保存记录   94
5.13  在数据表中排序和筛选记录   94
5.13.1  记录排序   94
5.13.2  筛选选定内容   95
5.13.3  按窗体筛选   96
5.14  聚合数据   97
5.15  打印记录   97
5.16  预览记录   98
第6章  导入和导出数据   99
6.1  Access如何使用外部数据   99
6.1.1  外部数据的类型   99
6.1.2  使用外部数据的方式   99
6.2  用于导入和导出的选项   101
6.3  如何导入外部数据   103
6.3.1  从其他Access数据库导入   103
6.3.2  从Excel电子表格导入   105
6.3.3  导入SharePoint列表   107
6.3.4  从文本文件导入数据   108
6.3.5  导入和导出XML文档   112
6.3.6  导入和导出HTML文档   114
6.3.7  导入除表之外的其他Access对象   115
6.3