通用文书写作技法研究

第一章绪论
第一节通用文书与写作技法
本书中所谓的通用文书，是文书学中的术语，这里的“通用”，是为了有别于“专用”。作为文书学的研究对象的文书，也称应用文书，而通用文书是应用文书的组成部分，是应用文书里除私人文书之外的公务文书中在党政机关、企事业单位均可使用的文书。通用文书包括党政机关公文和事务性文书，但不包括像财务文书、司法文书等只适用于某一专业领域的公务文书。通用文书是文书大家族中的一个分支，在认识通用文书之前，先让我们认识一下文书家族。
一、文书家族的前世今生
汉语的语词由语素构成，语素是最小的有意义的语言单位，一个汉语双音节语词，其本义通常由构成这个语词的两个语素的意义而生成。如果我们把“文书”作为一个普通语词去看待，可以通过分别迫测“文”和“书”的本义，从面了解文书这一词语的本义。
关于“文”，《说文解字》：“错画也，象交文，凡文之属皆从文。”①这里所谓“错画”，指金属掉色：所谓“交文“，指像鸟售足迹，两绞交互。关于“书”，《说文解字》：“著也，从聿者声，“©而关于“术”，（说文解字)：“所以书也，楚谓之聿，吴谓之不律，燕谓之角，”“拿”是用来书写的工具即笔、由此，“文”字本义是金属由于氧化等面造成的颜色变化，像乌告疑迹安可储
落：而“书”的本义是著，指用于书写的工具，两个语素想合在一起的意思可以有多种理解，例如当将两个语素的关系认为是动窝关系时，其意思理解为用名写工具绘画，用书写工具写字，而当将两个语素的关系认为是并列关系，其意您用
解为绘画和书写的工具，但不管哪一种理解，距离我们这里要探时的“文书”的
概念还有不短的距离。
上面这些关于“文”和“书”的充满诗意的解释，之所以距离我们要探时的
“文书”的瓶念比较遥远，是因为相比于语法和语音，语同的语义的变化很
大，这种变化包括除了在本义基础上会发生语义的扩大或缩小外，还会发生语义
的转移，产生衍生义等。《现代汉语词典》（第7版）对“文书”的解释是，①指
公文、书信、契约等。②机关或部队中从事公文、书信工作的人员。既不是绘画
或书写工具，也不是绘画或书写这个动作本身，而是书写的成果或书写的人，这
就是语义的转移。事实上，在我们的社会生活中，确实在很长一段时间里，“文
书”曾指从事书写或写作工作的人，其意思大致相当于后来的“秘书”一词。
由此可知，“文书”不论是本义还是衍生义，不论是抽象的概念还是客观事
实，语义上的变化都很大。但尽管如此，这还不是“文书”本义距我们这里要讨
论的“文书”的含义很远的主要原因，因为我们这里要讨论的“文书”是一个作
为写作学中的术语的“文书”，而非词汇学意义上的文书。由于属于不同的语义
系统，同一个词语作为一个普通词语和专业术语虽然有联系，但无论是内涵还是
外延都会有很大的不同。
那么，作为文书学中术语的文书的概念是怎样的呢?
要回答这个问题，我们不得不先谈到另一个概念——文件。首先，随着办公
现代化的普及，文件的概念似乎越来越热，使用频率越来越高，这时的“文件”
这一概念一般指电子文件。当其指电子文件时，它包括的范围相当广泛，包括一
切在数字设备及环境中生成的、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体
中，依赖计算机等数字设备进行阅读、处理并可在通信网络上传输的文件，它既
是指计算机文件(file)的一种，同时也是文件(records)的一种。前者一般多
指排列有序的文件，如文件夹、卷宗或档案；后者多指有记录、记载功能的文件如文字记录或录音、录像、唱片等。这时的文件有非常鲜明的特点，例如数字化
信息形态，对设备及标准的依赖性，载体的非直读性，物理结构与逻辑结构关系
不一致性，信息与载体分离性，信息的共享性与不安全性，易更改性，等等，这
类电子文件的种类丰富，主要有文本文件即文字处理软件生成的文字、图表，命......