档案管理实务

第一章档案管理概论

第一节档案.

第二节档案管理

第三节档案管理新视角第二章档案管理的内容

第一节档案的收集与整理

第二节档案的鉴定与保管第三节档案的检索与编研

第四节档案的利用与统计

第五节档案管理的研究对象

第三章传统文件档案及其管理.

第一节文书档案及其管理

第二节科技档案及其管理第三节人事档案及其管理第四节会计档案及其管理第四章声像与实物档案及其管理

第一节照片档案及其管理

第二节录音、录像档案及其管理第三节实物档案及其管理

第五章档案信息资源管理.

第一节档案信息资源的整合

第二节档案信息资源的挖掘

第三节档案信息资源的开发与利用第六章档案安全管理..

第一节档案馆公共环境与安全监控第二节全网安全管理

第三节档案数据安全治理策略第七章档案管理的发展...

第一节档案管理创新与服务模式第二节电子档案管理模式

第三节建立档案数据库第四节建设数字档案馆第五节建设智慧档案馆参考文献・

第一章档案管理概论

第一节档案

一、档案的基本含义

档案定义的基本含义有以下三个方面。

(一)档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的档案的重要特点之一，就是这种历史记录材料的产生和积累始终根源于特定的形成单位以及它自身所进行的职能活动，由此而形成的记录材料之间有着密切的历史联系。对此，可以从以下两点进行具体分析:

1.档案来源于一定的基本单位

它来源于独立从事活动的政府机关、团体、部队、企业、事业单位和个人。在一个独立的机关里，档案又往往以其内部机构为单位有秩序地形成并不断积累。从法律的意义上说，档案是法人和自然人在其自身活动中形成的。档案的来源极其广泛。

2.档案来源于形成者特定的社会实践活动

机关单位在执行各种职能任务的过程中，每处理一件工作、办理一起案件、召开-次会议、进行一项科学技术活动等，都必然相继产生许多相应的原始记录材料，并陆续将其有条理地积累起来。因此，档案记录了大量的事物，内容极其丰富，而且一定内容的档案又有密切的历史联系。

(二)档案是保存备查的历史记录

各机关单位和某些个人在自身活动中，为了相互交往和记录事务，总要产生和使用许多文件材料，又称“历史记录材料”。由于工作的持续、事业的发展以及留传后世等各种需要，人们又把日后仍须查考的材料有意识地留存下来，这就成为档案。但是，并非一切历史记录都需要和可能成为档案。档案是由作为原始记录的文件有条件地转化而来的。文件转化为档案一般须具备以下三个条件。

1.办理完毕的文件才能归人档案

正在承办中的现行文件不是档案。文件具有现行效用，档案一般是完成了传达和记述等现行使命而留存备查的历史文件。从这个意义上说，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文件处理程序，不能理解为一切文件都要把文中所说的事情全部办完。承办完的文件，也并非都是失效的文件。文件办完存档之后，按其行政和法律效力来说分化为两部分:一部分失去了现行的效力，但仍有档案的保存价值;一部分仍具有现行文件的时效，如办完签署的有效期未满的合同、协议书、公证书等。一些法规性、指导性文件，虽已归人档案，但并没有失去其行政和法律效用，它具有文件和档案的双重作用和双重属性。

2.对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存

各项社会实践活动中形成的大量文件不能全部作为档案保存。处理完毕的文件，一部分随着现行办事功能的结束失去了存在价值而被淘汰，一部分仍有查考价值而被选留转化成档案。从这个意义上说，文件是档案的基础，档案是文件的精华。因此，“有文必档”是不必要的，必须重视文件的鉴别选留。

3.按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案

文件是逐日逐件形成的，比较分散和零乱，只有整理、积累、保存起来，才能成为档案。未经整理、零乱无序的历史文件虽然也属于档案的范畴，但不是典型的、科学意义上的档案。现代一般档案就是经过整理立卷和归档集中保存起来的文件。从这个意义上讲，文件是档案的因素，档案是文件的组合。因此，归档和集中保存既是文件转化为档案的程序和条件，也是一般的标志和界限。

总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的、集中保存起来的文件(历史记录)，这是档案定义的最基本含义。档案和现行文件，从它们的社会职能来说各不相同，从它们的内容和形式的构成来说则是统一的。档案管理的许多方法都与文件的形成历史和文件本身的特点有直接关系，为了管好档案，必须下功夫研究文件，特别是要掌握文件的来龙去脉。

本书主要研究档案管理实务，本书从档案管理基础介绍入手，针对档案管理的内容、传统文件档案及其管理、声像与实物档案及其管理进行了分析研究；另外对档案信息资源管理、档案安全管理做了一定的介绍；还对档案管理的创新提出了一些建议；旨在摸索出一条适合现代档案管理工作创新的科学道路，帮助其工作者在应用中少走弯路，运用科学方法，提高效率。对档案管理的应用创新有一定的借鉴意义。