办事有章法

“事”的*初含义是指职务、公务、侍奉，如《尚书·商书·盘庚》中有“各恭尔事”（你们要履行好各自的职务）。后来随着社会的发展，“事”才衍生出事情、事物、事业等多种含义。随着社会分工和人们的活动形式的多样化、复杂化，需要处理和解决的事务日益繁多，于是就开始有了明确的办事观念，并出现了专门的办事机构。所以，“办事”是指主体有目的地运用某种手段来影响、改造或控制事物，以取得一定效果的活动。可见，办事是一门艺术。
本书用5步法将办事的章法描述得淋漓尽致，具体包括办事前的准备工作、能办事的基本条件、会办事的基本方法、办成事的基本技巧、完事后的复命学问等，为机关干部和各级各类管理人员及文秘人员提供了一系列的办事章法，以期对大家有所启发，提高工作效率，提升工作业绩。

“事”的*初含义是指职务、公务、侍奉，如《尚书·商书·盘庚》中有“各恭尔事”（你们要履行好各自的职务）。后来随着社会的发展，“事”才衍生出事情、事物、事业等多种含义。随着社会分工和人们的活动形式的多样化、复杂化，需要处理和解决的事务日益繁多，于是就开始有了明确的办事观念，并出现了专门的办事机构。所以，“办事”是指主体有目的地运用某种手段来影响、改造或控制事物，以取得一定效果的活动。可见，办事是一门艺术。
本书用5步法将办事的章法描述得淋漓尽致，具体包括办事前的准备工作、能办事的基本条件、会办事的基本方法、办成事的基本技巧、完事后的复命学问等，为机关干部和各级各类管理人员及文秘人员提供了一系列的办事章法，以期对大家有所启发，提高工作效率，提升工作业绩。

杨冰，男，曾用笔名冰洋。毕业于南京政治学院新闻系（现国防大学军事文化学院），后进修于中共中央党校、北京师范大学，中国石油大学客座教授。
长期在机关工作，撰写公文材料数百万字，著有机关类图书《像领导那样思考》（华艺出版社），《大手笔：笔杆子是这样练成的》（国家行政学院出版社）等，另著有文学及社科类图书近30部，发表诗歌散文过万篇，曾获中国图书奖，天津畅销常销书奖，全国科教影视类作品一等奖，全国诗歌征文一等奖等多项。

第1步
善谋事——办事的准备
一、悟透领导的意图 2
二、受领任务要明事 4
三、做好办事的准备 5
四、端正办事的态度 7
五、树立良好的形象 10
第2步
能办事——办事的条件
一、预先制订切实可行的方案 13
二、结合领导的特点开展工作 16
三、切实掌握办事的时机 17
四、发挥好参谋和助手的作用 20
五、沟通协调好才能顺利办事 23
六、建立健康良好的人际关系 25
七、讲究说话的技巧保障办事 28
八、清楚明白记事而不要误事 30
第3步
会办事——办事的执行
一、办事的原则 35
二、办事的效率 40
三、办事的方法 41
四、办事的程序 43
五、办事的习惯 50
六、办事的细节 56
七、办事的分寸 59
第4步
办成事——办事的技巧
一、重要的事细致办 67
二、特别的事特殊办 69
三、重大的事清楚办 70
四、轻松的事小心办 71
五、熟悉的事陌生办 73
六、生疏的事谨慎办 74
七、所有的事快速办 76
八、困难的事勇于办 78
九、细小的事实在办 79
十、平常的事准确办 84
十一、琐碎的事严谨办 86
十二、具体的事高效办 88
十三、工作的事周全办 89
十四、紧急的事急速办 90
十五、突发的事机智办 95
十六、保密的事严肃办 98
第5步
会复命——办事的结果
一、复命的内容 101
二、复命要达到的目的 102
三、如何才能有效复命 104
四、高效复命的方法 107

附录：常见具体事务的办理章法
类 领导事务的办理章法 114
一、请示报告的章法 114
二、汇报工作的章法 121
三、上报情况的章法 128
四、传达上级指示的章法 132
五、听取情况汇报的章法 135
六、向领导提建议的章法 136
七、代为领导传话的章法 139
八、陪同领导下基层的章法 141
九、领导有分歧时的应对章法 147
十、整理领导讲话精神的章法 150
十一、接待工作的章法 155
第二类 日常事务的办理章法 160
一、值班工作的章法 160
二、接打电话的章法 163
三、收文处理章法 167
四、发文处理章法 176
五、印章的管理与使用章法 185
第三类 基层事务的办理章法 191
一、抓好“试点”的章法 191
二、到基层蹲点的章法 195
三、任务交叉时办事的章法 199
四、做好信访工作的章法 201
五、工作述职的章法 206
第四类 活动事务的办理章法 211
一、组织活动的章法和技巧 211
二、组织好慰问活动的章法 218
三、组织签字仪式的章法 223

主要参考书目/ 228

“事”的*初含义是指职务、公务、侍奉，如《尚书·商书·盘庚》中有“各恭尔事”（你们要履行好各自的职务）。后来随着社会的发展，“事”才衍生出事情、事物、事业等多种含义。随着社会分工和人们的活动形式的多样化、复杂化，需要处理和解决的事务日益繁多，于是就开始有了明确的办事观念，并出现了专门的办事机构。所以，“办事”是指主体有目的地运用某种手段来影响、改造或控制事物，以取得一定效果的活动。可见，办事是一门艺术。
本书用5步法将办事的章法描述得淋漓尽致，具体包括办事前的准备工作、能办事的基本条件、会办事的基本方法、办成事的基本技巧、完事后的复命学问等，为机关干部和各级各类管理人员及文秘人员提供了一系列的办事章法，以期对大家有所启发，提高工作效率，提升工作业绩。

杨冰，男，曾用笔名冰洋。毕业于南京政治学院新闻系（现国防大学军事文化学院），后进修于中共中央党校、北京师范大学，中国石油大学客座教授。
长期在机关工作，撰写公文材料数百万字，著有机关类图书《像领导那样思考》（华艺出版社），《大手笔：笔杆子是这样练成的》（国家行政学院出版社）等，另著有文学及社科类图书近30部，发表诗歌散文过万篇，曾获中国图书奖，天津畅销常销书奖，全国科教影视类作品一等奖，全国诗歌征文一等奖等多项。

第1步：善谋事
——办事的准备
办事是一门学问，更是一门艺术。办事无章法，没艺术，即使简单的事情，也会办坏；即使秀的计划也会成为镜中花，水中月。因而，掌握办事的章法，是我们工作的素质。

古人说：“不谋万世者，不足谋一时；不谋全局者，不足谋一域。”同志也说过：“没有全局在胸，是不会真的投下一着好棋子的。”
谋事就是想事，就是加长领导的手、加大领导的脑、加亮领导的眼，减少领导的工作量、减少领导的工作失误。
机关干部的助手位置决定其工作处在被动的一面，许多工作特别是临时性、事务性工作有时难以预料。但是，自己主管的业务和常规性工作，以及一个时期的中心工作确定后，自己可能承担的任务，还是可预测的。我们只要做到眼勤、脑勤、嘴勤、手勤、腿勤，事事比别人早想一点，先走一步，提前准备，就能变被动为主动，走出“围着指示转”“跟着感觉走”“临时抱佛脚”的被动窘境，避免仓促上阵。要有超前的意识，要早想多思，经常根据自身的职责，认真思考与自己工作有关的情况，比如上级可能会给自己布置什么任务，提出什么要求，如何根据本单位、本职工作实际去完成；在完成任务的过程中可能会出现什么问题和困难，怎样解决和克服等等。只有平时有准备，领导需要什么，才能及时地拿出什么。
一、悟透领导的意图
机关干部作为党委、领导的参谋和办事人员，无论是为领导起草讲话、拟制公文，还是完成领导交办的事情，都会遇到如何正确把握、领会领导意图的问题。
所谓领导意图，主要是指领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意或精神实质，希望达到某种目的或标准的打算。
作为机关干部，能不能正确领会领导意图，这是机关干部能否创造性地把上级的指示命令落实到实际工作中的基础，也是衡量机关干部工作能力和成绩的一个尺度。
由于领导交代意图的时机、场合和方法不同，领会起来有难有易，方法也不尽相同。有的意图十分明确、具体，有的则比较笼统、模糊。对只交代大体思路或基本想法的意图应如何领会？应注意把握以下几点。
（一）注意从上级的文件中领会
上级党委、领导机关下发的各类文件，是领导对各项工作的部署和规划，基本反映了上级意图和决心。各类文件是机关干部获取领导意图的主要依据和基本途径。因此，机关干部必须结合自己分管的具体工作把握意图，才能确保其针对性。
（二）注意从领导的言谈举止中捕捉信息
平时，领导的发言和口头交代，是领会领导意图的主要途径。领导的设想、主张，大都要通过言谈阐发出来。无论是与领导一起检查工作、参加会议，还是在处理日常事务中，对领导的发言以及主要观点和主张，要注意准确记录下来，特别是对领导的口头交代，更要全面记录、反复领会。另外，对领导在各种非正式场合的谈话，平时比较零碎的看法、意见等，也要“善闻其言”，注意收集。这些虽然一时可能用不上，但往往是形成领导意图的重要过程和内容，准确把握就能为及时、准确捕捉领导意图打下基础。另外，无论是领导亲自撰写的文稿，阅读各种文件、报刊的批示、阅示，还是为下级人员草拟材料提出的修改意见，都常常是领导对某一问题的思想和观点的反映。我们只有悉心研究领导者的这些反映，才能从中把握其思想本质，洞察其意图，为办好事做好准备。
（三）善于站在领导的角度思考把握问题
我们常有这样的体会，如果看问题立足点不同，对事物的看法和结论也往往不同。领会领导意图时，如果站在自己分管工作的局部看问题，往往导致理解层次偏低、得出结论片面。若立足点与领导保持一致，就容易正确理解和把握领导意图。同时还必须做到与领导同步思维。善于围绕领导的主要观点，按照其原有的思路进行思考，并以此为主线反复琢磨、领会，把领导的思想和意图拿准吃透。这样，我们在办事时，才不会走弯路。
（四）注意细化和完善领导意图
我们在领会领导意图时常有这样的情形，就是由于工作忙、头绪多，领导传达意图时，往往只是一些零碎的观点和初步设想，作为领导的“参谋”，在这方面就应充分发挥自己的聪明才智，进一步细化领导意图，并根据时间的发展及主客观条件的变化，使领导意图不断得到丰富和完善，遗漏的予以弥补，偏差的予以校正。特别在理解重要问题时，更要多问几个“为什么”，多联系背景条件进行分析、综合、提炼、概括，得出符合领导意图的结论，为深化领导的意图提供保证。要创造性地领会好领导意图，必须努力提高自己的思维层次，拓宽思维渠道，善于集思广益，不断积累学习，否则就难以向领导交出满意答卷。
总之，善谋事，就要善于领会领导意图。它要求机关干部不仅要具有聪慧的头脑、敏捷的思维、细致的观察力，而且更要有正确领会党的方针政策的觉悟，以及对下面实际情况的真实了解。准确领会、把握领导意图的过程，是一个在学习实践中不断摸索、积累、总结、提高的过程，不可能一蹴而就，我们必须坚持不懈地在干中学，在学中干，不断提高领会、把握领导意图的技巧，提高办事的本领，提高工作的质量。
二、受领任务要明事
我们受领任务后，首先要明事，就是明确办事的目标。这个目标要具体可行。
（一）大胆而详细
在办事时，我们要制定一个大胆而详细的目标。所谓大胆，就是这个目标要令人振奋，可以起到激励作用；所谓详细，就是在制定目标时要科学合理，具体可行，不能好高骛远。
（二）切实而可行
办事制定的目标应切合实际情况，且与长期目标一致。只有切合实际情况，这个目标才可靠可行，才具有行动指导和激励的作用。
（三）会分解目标
办事的目标就应该像金字塔一样从低到高。先建立一个个小目标，然后完成小目标之后就是中目标，后到达，完成终极目标。
（四）明确完成时间
应该为自己的目标设立期限，这样才会有危机感，集中精力，开动脑筋，调动自己和他人的潜力，为实现目标而奋斗。如果没有明确具体的目标和时间，就难免注意力不集中，办事效率低下。
（五）做好目标规划
要设定每季、每月、每周、每日的工作计划，集中精力去实现每一个阶段的目标。
三、做好办事的准备
福特汽车公司的创始人亨利·福特说过这样一句话：“做好准备，是成功的首要秘诀。”充分的准备，对于任何行动来说无疑是必需的。
（一）思想准备
无论做任何事，我们都要有持之以恒的耐心和不妥协、不退缩的勇气。只有先做好思想上的准备，我们才能拥有一个积极的心态，才会有一个好的开始。
（二）信息准备
我们不仅要正确地认识自己，有自知之明，还要了解事情发展的状态，对对方了如指掌。因此，在办事前，我们要收集信息，掌握对方的情况。只有这样，我们才有能力应对复杂的环境和问题，才能把事情办好。
（三）能力准备
要使自己始终立于不败之地，在平时就应当加强学习，给自己充电，具备相当的专业知识和技能，拥有宽广的视野和掌控大局的综合能力。
（四）人脉准备
团结的力量是无穷的。很多时候，一个人单枪匹马很难成事。这就需要我们在平时与人交好，结交众多比我们优秀的人，当你求人办事时，才能有贵人相助，不至于像无头苍蝇一样乱撞。
（五）预案准备
要想把事情办成、办好，办事之前一定要精心统筹、精心谋划、精心设计、精心安排，把繁杂的工作头绪理清理顺，做到全局在握、胸有成竹、心中有数，增强工作的严密性、条理性，切忌脚踩西瓜皮——溜到哪里算哪里，随意干、打乱仗。因此，在受领任务后，一定要紧紧围绕领导的指示意图，深谋细划，先拿出一个办事的具体方案来，简单的事可在心中打个腹稿，复杂的事则要见之于文字，有的还要形成一个办事程序图表，切实把要办的事务如何处理，从哪里入手，先办什么，后办什么，包括每个小环节、小细节、小事情、小部位都要考虑得十分周密，并要尽量估计可能发生的意外、困难、矛盾和不协调因素，本着从难处着想、向好处努力的原则，逐个逐项想出解决办法，个别的还要多预设几套方案，做好多手准备，真正想在前、谋在先，防止仓促上阵、“瞎忙乎”。
四、端正办事的态度
决定一个人能否办成事，一个重要的因素就是态度。态度，控制着人的行为和思想，决定着人的视野和成就。
（一）具备良好的心理素质
许多人在办事时容易产生这种心理：既想求人帮忙，又怕被人拒绝；既想谈出自己的想法，又怕被人轻视；事先尽管做好了准备，可是一到实际运用时就什么都讲不出来了，面前一片空白，不知怎么办好。而一旦离开这种场合，所有的感觉又都正常了。这种现象经常出现在自卑感比较强的人身上。这种自卑感强的人在办事时比较容易遭受失败。因此在办事前应对自己和对方多加分析，通过比较找出自信。平时则应多跟人交谈，多参加社会活动，在社会活动中充实自己，使自己树立起自信的心态，具备良好的心理素质。
（二）建立起足够的自信
自信是办事成功的动力。如果一个人总认为自己不行，要办的事太难，则他必然办不成功；反之，如果他觉得自己行，要办的事在自己的能力范围之内，则会使出浑身解数，后必然成功。总而言之，办事时需要的就是胆大心细，充满自信。
（三）有很强的耐心
办事时无论遇到多么困惑的情况，也要有耐心。如果你觉得异常急躁，则可对自己说“没什么可急躁的，平静下来”。同时去想一些非常平静的画面或事，将思绪带离现在的处境，你就会非常有耐心，保持平静，成功的把握也就多了几分。急躁使人偏离正确的判断，容易给人造成不易接近的印象。当你丧失耐心时，同时也丧失了别人对你的支持。暴躁易怒的人，朋友会越来越少。保持平静心态的另一个诀窍是充满幽默感，善于将尴尬转化为幽默的人不但聪明，而且招人喜爱。实践证明，有耐心的人向人展示的不仅是平静，而且还是一种修养。
（四）拓展办事的渠道
办事时的具体表现往往是多种多样的，知识多、情趣广的人在办事过程中能给人留下深刻印象，增加别人对你的亲切感。如果一个人不会普通的交际手段，就很难在办事过程中与人沟通，从而使人产生距离感，因而容易失败。例如，你和大家一起去唱卡拉OK，大家都在热闹地唱歌、交谈，你却独自坐在那里出神，这时在大家心目中你必定很怪异。因此，学会正常的交际手段是必要的。此外，懂得一定的社交礼仪也是必要的。例如，怎样与人打招呼、寒暄，怎样知晓一些通常的仪式，坐立行的姿态该怎样，都很重要。多掌握一些这方面知识，可以让你在办事时潇洒自如。
（五）学会控制情绪
情绪是办事成功的催化剂。轻松而稳健的情绪会给你带来意想不到的成功效果，而暴躁发怒却会使你很快失败。办事成功需要很强的自控力，需要有处变不惊的素质。学会自制，主要的是经常将自己放在别人的位置上想一想，有时自己被激怒并不是对方故意的，而是无意的行为，这时如果自己闹情绪就显得不好相处。如果你的脾气比较暴躁易怒，那么至少在办事时应有意识地克制，办完事之后再寻找发泄途径，这种途径必须是无损于你和他人关系的。当感到愤怒时，一定要竭力避免冲动以导致恶性后果，你不妨尝试喝一口茶，压制一下怒气。还有一个办法是数数，基本数到10，就差不多消气了。
（六）心态要平和
托人办事时难免会遭到冷遇，遇到冷遇时应用合适的心态来对待。不要因为受到冷遇而怨恨不已，这样只会误事。遭到冷遇应视不同情况采用不同手段应对：
种是由于自我估计错误造成的冷遇。无论是对自己估计过高还是过低，都容易给对方造成错觉，认为你不诚实，从而导致冷遇。在这种情况下，应首先对自己重新分析、判断，摆正自己的位置，及时纠正对方的看法，这样冷遇就会缓解。
第二种是由于对方考虑欠佳，不经意造成的冷遇。如果受到这种冷遇，你不应过分计较，因为每个人平时都生活在多重人际关系中，你无权要求别人随时照顾到你的存在。毕竟人们难以面面俱到，遭受这种冷遇是难免的，你应充分理解，不要因此弄僵与对方的关系。
第三种是对方故意给你冷遇和难堪。对于这种情况，你应努力克制愤怒，不论对方如何冷落你，你仍然热情地与之交往，使对方慢慢对你好起来。
五、树立良好的形象
在社会心理学上，有一个首因效应，是说人与人次见面时产生的印象，会长久地存在对方头脑里，并在以后的交往中占据着主导地位。
决定一个人印象好坏的因素有很多，其中55%体现在外表的穿着打扮上，38%体现在肢体语言，而语气和谈话内容只占7%。一位杰出的礼仪专家曾说过：“办事要从学会打扮开始。”由此看来，一个人要时刻注意自己的外在形象，在面对别人时，一定要始终衣着整洁得体。这不仅有利于树立良好的自我形象，也是对别人的一种尊重。
同时，一个人还要注意自己的肢体动作，要从细节入手，做到谦虚有礼。一个人举止文雅，落落大方，就能给人留下深刻良好的印象。好的形象不仅能帮助一个人得到良好的社会声誉，而且也会成为这个人办事时的垫脚石。因此，我们应该随时随地注意自己的形象。
（一）注意着装
与人初次见面的前10秒钟，对方的心里就会对你有一个初步的印象或者评价，这主要来源于你外在的容貌和穿着打扮。中国人经常讲“相由心生”，别人通过你的外貌和打扮，就可以猜测你的内心。无论你外表美不美，你的穿着打扮一定要整洁、得体，这样会让对方，尤其是属于“外貌协会”的人非常乐意与你交谈。
（二）气质高雅
见面时的气质就是给别人好的礼物。因此，在平时一定要注重内在的修养，提升你的气质。这样，即使你的外貌不出众，穿着打扮不精美，但是，只要你精神状态好、气质佳，就可以掩盖外在的不足。
（三）举止得体
在与人交谈时，态度要自然、诚恳，给人一种你值得信赖的感觉；要善于与人沟通，能够清晰地向别人表达你的想法，给人一种你做事有条理的感觉；在与人相处时，举止要落落大方，对对方要细心体贴，从细节入手，体现你的良好修养，表现出你为人爽直却又细心的个性。
总之，机关干部平时一定要注意提升自己的内在修养。在与别人见面或者办事时，要注意衣着整洁、行为举止得体。